Covid-19 Uffici giudiziari: esigenza di semplificazione, individuazione del lavoro agile e prospettive future

Abstrat. La situazione emergenziale dovuta all’epidemia da COVID-19 ha messo in evidenza le contraddizioni nel servizio giustizia in cui ad una evoluzione nell’uso dei sistemi informatici non ha corrisposto, e non corrisponde, un adeguamento normativo al passo con i tempi e che dia effettivo seguito, nei fatti, al processo di semplificazione dell’attività amministrativa della pubblica amministrazione e, nello specifico, di quella giudiziaria.

Il lavoro delle cancellerie e segreterie giudiziarie è passata dalla fase emergenziale 1 alle fasi successive con graduale ripresa delle attività [1] .

Si è teso, e ancora si tende, ad una normalizzazione delle attività che, oggettivamente e nel breve e medio periodo, difficilmente potranno tornare alle modalità operative del periodo pre Covid-19.

La fase emergenziale ha sottolineato quanto, da anni e non in pochi, denunciavamo: la  necessita di interventi mirati, non necessariamente di natura normative, al servizio giustizia.

Riforme da supportate, grazie alle esperienze acquisite nel periodo emergenziale, con il ricorso, mirato e concreto, al lavoro agile.

Sommario: 1. Premessa – 2. Individuazione e gestione delle criticità derivanti dal pericolo Covid-19 nella c.d. fase 1 – 3. Limitazioni riscontrate nella c.d. fase 1 riguardo allo smart working e al coworking – 4. Passaggio alla c.d. fase 2: verso una riduzione del lavoro agile in fase emergenziale – 5. Problematiche derivanti dalla normativa sulla gestione del personale nella fase emergenziale – 6. Nuove fasi e proposte per una modalità di lavoro negli uffici giudiziari  al passo con i tempi

1. Premessa

Il servizio giustizia non è limitato alla sola attività di udienza.

Complesso è il lavoro che giornalmente investe gli uffici giudiziari e che vede quali attori (non) protagonisti molteplici figure professionali [2].

Figure professionali, per lo più sconosciute alla maggioranza dei cittadini, che vengono genericamente inquadrate, indistintamente dai ruoli e funzioni [3] , nella figura del Cancelliere.

Figure professionali che, pur in presenza di una, oramai patologica, carenze negli organici, e con normativa inadeguata ai tempi e alle reali necessità, e una, inesistente , dotazione di strumentazione informatica che permettesse di operare da remoto, hanno garantito il garantibile  nei mesi di emergenza sanitaria .

L ’emergenza Covid ha , ove ve ne fosse stato bisogno, evidenziato la necessità di superare definitivamente le difficoltà operative degli uffici giudiziari, dovute alla scarsità di personale e mezzi.

2. Individuazione e gestione delle criticità derivanti dal pericolo Covid-19 nella c.d. fase 1

Per il contenimento dell’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili [4] (COVID-19) in quella che è stata definita fase 1 [periodo 5 marzo/11 maggio] si è fatto ricorso, nelle cancellerie e segreterie giudiziarie, alla drastica riduzione dei servizi, pur garantendone i servizi essenziali ed indifferibili, con una presenza fisica negli uffici di cancelleria e segreteria giudiziaria limitata nel numero e finalizzata strettamente all’espletamento di atti urgenti ed indifferibili [5].

Per il Ministero della Giustizia [6] ogni Ufficio ha dovuto “ …procedere in primo luogo e con la massima urgenza alla mappatura delle attività indifferibili nell’ambito delle proprie competenze, per poi verificare quali di queste attività richiedano necessariamente la presenza sul luogo di lavoro, anche in ragione della gestione delle emergenza, al netto di quanto possa essere invece svolto espletando la prestazione in modalità di lavoro agile [7] o comunque operando da remoto”.

Confermandosi [8] che “la prevenzione della diffusione da Covid-19 passa attraverso la massima contrazione possibile dei contatti non necessari tra individui e, in particolare, per quel che qui rileva, nella drastica riduzione dell’affollamento all’interno degli uffici, in molti casi fisiologico in periodi di normalità”

Alla luce della normativa e delle direttive ministeriali si sono attuate modalità di contatto in forma esclusivamente telematica e/o telefonica che hanno ridotto, allo stretto indispensabile [9],  l’accesso agli uffici da parte dell’utenza.

Modalità di contatto che si possono riassumere: limitazione dell’accesso del pubblico agli uffici giudiziari , salvo le attività urgenti; limitazioni negli orari di apertura al pubblico degli uffici anche in deroga a quanto disposto dall’articolo 162 della legge 23 ottobre 1960n. 1196 e chiusura al pubblico per i servizi non urgenti; regolamentazione dell’accesso ai servizi previa prenotazione telefonica o telematica.

Al, rigoroso, mantenimento della distanza fisica  sia con l’utenza che tra gli stessi lavoratori è stato affiancato un corposo utilizzo dello smart working [10], anche se sarebbe più corretto parlare, specie nella fase 1 e periodo iniziale della c.d. fase 2,  di modalità di lavoro in forma emergenziale [11], tendente ad evitare  gli spostamenti dalle residenze dei lavoratori [12], ricorrendo, inoltre,  a modalità di riduzione dello spostamento attraverso il coworking, istituto quest’ultimo che, si vedrà nel prosieguo, ha avuto limitate possibilità di  applicazione.

Smart working  che, dalla metà del mese di marzo a tutto il mese di aprile, in alcuni uffici giudiziari, sembra [ sembrerebbe ] avere coinvolto quasi il 90 % del personale in servizio [13].

Presenti, nelle cancellerie e segreterie giudiziarie, un ridottissimo numero di lavoratori con la prioritaria presenza dei dirigenti, in funzione del loro compito di coordinamento e direzione.

Presenza, quella del Dirigente, resa particolarmente necessaria dal tourbillon di normative [nazionali, regionali, locali] e di indirizzi ministeriali che hanno investito gli Uffici.[14]

Il Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria  del Ministereo della Giustizia [15],  sin dalle prime battute della epidemia, ha assicurato agli Uffici Giudiziari il supporto necessario “…mediante circolari di indirizzo e chiarimento, e con un costante contatto diretto ed efficace con i vertici degli uffici giudiziari, finalizzato alla risoluzione in tempo reale delle problematiche emergenti…”.

Puntuale e immediata l’ attenzione alla  igienizzazione locali e agli acquisti di dispositivi di protezione personale .[16]

Tra le novità operative della fase emergenziale il progetto “emergenza Covid-19: solidarietà informativa per il personale dell’amministrazione giudiziaria”[17] con il quale il Dipartimento dell’Organizzazione giudiziaria ha potenziato la piattaforma e-learning per lo svolgimento, da remoto, di attività formativa del personale amministrativo .

Progetto accolto , visto i numeri degli accreditamenti alla piattaforma , positivamente dal personale amministrativo [18]; personale amministrativo destinatario, negli anni passati, di scarsa attenzione formativa.

Attività didattiche/formative che, erogate attraverso la piattaforma e-learning.giustizia.it , hanno integrato la prestazione da lavoro agile .

Una esperienza questa che non deve andare perduta.

La situazione emergenziale e le soluzioni alle specifiche problematiche a garanzia dei servizi essenziali ed indifferibili  hanno gettato le basi per un , da tempo auspicato, cambiamento dell’organizzazione del lavoro degli uffici e semplificazione dei servizi?

3. Limitazioni riscontrate nella c.d.  fase 1 riguardo allo smart working e al coworking

L’attività del personale giudiziario, nella situazione da pandemia da COVID-19, è stata, fortemente, condizionata, e limitata, da assenza di dotazione informatica, di negato accesso agli applicativi civili e penali e da una burocratizzazione dei servizi che si scontravano, e si scontrano, con le esigenze reali in condizioni di “normalità” e, quindi, destinata ad “esplodere in tutta la propria negatività” in condizioni emergenziali.

La criticità sanitaria Covid-19 ha fatto, inoltre, emergere due “mondi diversi”: magistratura- personale giudiziario che diversamente/coesistono nel pianeta giustizia.

La denunciata [19]  “difficoltà, alla piena realizzazione del processo telematico derivano dal mancato completamento della fornitura dei necessari strumenti di lavoro per magistrati e cancellieri…”  è stata, ampliamente  , superata riguardo il personale di magistratura [20] ma permane avuto riguardo al personale amministrativo [21] .

L’accesso agli applicativi informatici, da remoto, è garantita ai magistrati.

Per il personale giudiziario il lavoro agile, nel periodo emergenziale, è stato limitato a pochi applicativi [22]: CALLIOPE (protocollo documentale uffici amministrativi); SCRIPT@ (protocollo documentale uffici giudiziari); SICOGE (sistema per la documentazione integrata della contabilità economica e finanziaria del Ministero dell’Economia e delle Finanze); SIAMM (sistema informativo amministrativo) – Spese di giustizia, nelle competenze funzionali di limitate qualifiche professionali [23],  presenti in risicate  unità negli organici.

Applicativi inerenti esclusivamente ad attività amministrativo/contabile e, quindi, non di supporto alla giurisdizione. [24]

L’accesso, da remoto, per i magistrati ai fascicoli processuali, mediante consolle [25], ma preclusa al personale giudiziario, ha fatto si che mentre i primi hanno, nel settore civile, nel periodo di interruzione dell’attività giudiziaria [26], potuto provvedere alla redazione di provvedimenti [27], il personale amministrativo è stato nell’impossibilità, da remoto, a lavorare detti provvedimenti [deposito, pubblicazione, comunicazione] fino al rientro, fisico, in ufficio [28] .

Il lavoro agile è, quindi, stato sempre più caratterizzato quale modalità di lavoro emergenziale e garantito “attingendo” al cartaceo ancora in uso negli uffici.

Riguardo  al coworking  le limitazioni sono, state, intrinseche alla  natura dell’Istituto.

E’ [questo] una  “modalità di svolgimento della prestazione lavorativa in un unico ambiente fisico di dipendenti dell’Amministrazione della giustizia in servizio presso differenti uffici ed articolazioni, ad esempio , sussistendo spazi e dotazioni adeguati e con il consenso del capo dell’ufficio e del dirigente amministrativo dell’ufficio ospitante, un dipendente in servizio presso il tribunale di X potrà temporaneamente avere come sede il Tribunale Y.” [29]

Il limite al detto istituto è dato, chiaramente, dal fatto che l’esigenza di contenere eventuali assembramenti limitando al limite la presenza in sede di personale operava anche per l’ufficio giudiziario c.d. ricevente.

4. Passaggio alla c.d. fase 2: verso una riduzione del lavoro agile in fase emergenziale

Anche nel passaggio alla c.d. fase due , continua a trovare applicazione l’articolo 87, decreto-legge n. 18 del 2020, che definisce “ il lavoro agile come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19. “ [30]

Per il Ministero della Giustizia [31]  “ la c.d. fase 2 si pone come un momento fisiologicamente transitorio che eredita, seppure declinandole in misura meno stringente , la gran parte delle cautele tutt’oggi vigenti al fine di ridurre al massimo il rischio di contatti personali astrattamente idonei a trasmettere il coronavirus” .

Per gli Uffici di via Arenula “ è evidente che il rapporto tra attività in presenza e lavoro agile posto dall’articolo 87 del decreto legge 18 del 2020 potrà in questa seconda fase articolarsi e conformarsi in misura quantitativa differente rispetto alla prima fase…”

Quindi “in un’ottica di ragionevolezza e cautela potendo dividere la fase di emergenza che rimane da gestire dal 12 maggio al 31 luglio [32] in tre periodi distinti (maggio, giugno, luglio), la quantità di lavoro in presenza e lavoro agile, si ritiene che dovrà accrescersi con il progredire delle fasi temporali in ragione delle necessità e possibilità che il contesto offre.

In tal senso, a tutela dell’esigenze del personale in servizio, andrà verificato anche il contesto di mobilità territoriale, assicurandosi che sia intervenuta anche la ripresa dei mezzi pubblici del territorio di riferimento sia ripresa nei limiti di ragionevole fruibilità.

Si può quindi affermare che ove l’esigenza di assicurare i servizi giudiziari in presenza debba aumentare secondo le scelte operate dai Capi degli uffici con le linee guida, ciò sarà certamente consentito ma dovrà necessariamente mantenersi una buona quota di lavoro agile espletato da remoto, il tutto rapportato all’evolversi della pandemia nel territorio di riferimento.”

L’articolo 87 va letto alla luce delle disposizioni di cui all’articolo 263 del decreto legge 19 maggio 2020 n. 34, articolo, quest’ultimo, che porta a rivedere , nel senso di ridurne quantitativamente l’utilizzo, il lavoro agile negli uffici giudiziari, confermando le prescrizioni ministeriali giustizia di inizio mese di maggio 2020  .

Per gli Uffici di via Arenula“ …tale maggiore misura di attività in presenza, con contestuale contrazione del lavoro agile svolto fuori dalla sede di lavoro, potrà essere raggiunta: a) rimodulando man mano la proporzione tra giorni di presenza in ufficio e giorni di lavoro da remoto, secondo le mutate esigenze dell’Ufficio; b) ridisegnando – se non proprio eliminando – quei progetti che, per difetto di strumenti o competenze informatiche o per le peculiarità della qualifica professionale, ponevano l’accento più sull’obiettivo della ridotta presenza in sede, fondamentale in quel momento, che sulla reale produttività raggiungibile; c) sfruttando al meglio le possibilità offerte dagli strumenti informatici di utilizzo da remoto messi a disposizione dall’Amministrazione”. [33]

Il lavoro agile potrà/dovrà , come giustamente, suggeriscono gli Uffici ministeriali di via Arenula [34] “ in questa fase modularsi anche con progetti qualitativamente differenti rispetto alla fase uno, connotati anche da maggiore significatività da un punto di vista degli obiettivi, in modo tale da avviare un ragionamento su tale istituto assolutamente proficuo anche per la cessazione della fase emergenziale.”.

5. Problematiche derivanti dalla normativa sulla gestione del personale nella fase emergenziale

La fase dell’emergenza andava affrontata  con normative chiare e non frammentarie.

E’ successo l’opposto di quello che ci si aspettasse.

Normative, a tutti i livelli [35], poco chiare e, in alcuni casi, inspiegabili negli effetti.

In tema di permessi ex legge 104/1992 [36] il  “numero di giorni di permesso  retribuito….è incrementato di ulteriori complessive dodici giornate usufruibili nei mesi di marzo e aprile..” [37].

Incremento che ha rapportato i 12 giorni al numero delle persone assistite  anziché, come si legge nella richiamata normativa, al numero di giorni di permesso  retribuito.

Quanto sopra, a seguito di una interpretazione, ai più apparsa fuori da ogni logica.

Sia dal punto di vista di stretta applicazione in diritto.

Sia in relazione all’incidenza, negativa, in una situazione che prevedeva, specie nella prima fase, il ricorso ad una forte rotazione nelle presenze negli uffici a garanzia dei servizi urgenti ed indifferibili.

Il poco personale in servizio  non destinatario di permessi di nessun genere ha dovuto, e dovrà, sobbarcarsi la totale attività di turnazione.

In prima battuta , direttiva del Capo Dipartimento DOG del 19 marzo 2020 [38], gli Uffici di via Arenula “in ossequio al principio ermeneutico sancito dall’articolo 12 comma 1 disp. prel. c.c.” avevano dato corretta interpretazione alla normativa “ il suddetto limite espresso di dodici giornate non può essere superato neppure qualora il medesimo dipendente risulti prestare assistenza a più persone”

Indirizzo, rivisto, con successiva nota del 27 marzo 2020 [39] a firma, questa volta, da parte del Direttore Generale  Affari del Personale e della Formazione .

Il mutamento di indirizzo, stante la diversa interpretazione da parte di altre amministrazioni pubbliche con l’evidente , da parte di quest’ultime, finalità di garantire quanto più possibile la minima presenza fisica dei dipendenti negli uffici , viene giustificato, per il firmatario della direttiva,  “nell’ottica di massima omogeneità della risposta di tutte le Amministrazioni” .

Nessuno si è accorto che la giustificazione [garantire quanto più possibile la minima presenza fisica dei dipendenti negli uffici] ha, come già evidenziato, creato una gravissima, e ingiustificata, disparità di trattamento nei confronti dei lavoratori non titolari di tali permessi in considerazione, soprattutto,  all’esiguità numerica degli organici in servizio.

Si è, inoltre, creato un paradosso.

Infatti, stante anche i tempi di applicazione della norma, fine mese di marzo, si è avuta la tragicomica situazione che l’utilizzo dell’istituto ha portato, per chi assistesse ad esempio due persone, ad avere diritto a 30 giornale di permesso retribuito ( 3+3+12+12 = 30) in un mese, aprile,  che tolto i sabato, le domeniche e la festività della c.d. pasquetta ( lunedì 13 aprile) , è stato di 21 giornate  effettive lavorative (!!!) [40].

La normativa di cui all’articolo 24 del Decreto Legge 18/2020 è stata richiamata, per i mesi di maggio/giugno, dall’articolo 73 del nuovo decreto legge n. 34 del 19 maggio 2020.

Nessun commento (!!!!).

Incomprensibile l’indirizzo di delegare, nelle fasi successive, ai singoli magistrati capi dell’Ufficio la riapertura , totale o parziale delle attività.

La decisione, con le  necessarie interlocuzioni locali, andava  presa a livello centrale .

Questo per evitare le evidenti diversità di interpretazione delle situazioni a cui ci ha abituato il recente passato.

Tre uffici giudiziari, ubicati nello stesso immobile, quindi con comuni esigenze di garantire il divieto di assembramento e la distanza sociale, avrebbero, alla data successiva al 12 maggio,   interpretato diversamente la situazione nella c.d. fase 2,  con il risultato che in uno, a differenza degli altri due [41],  è stato disposto il totale rientro in servizio del personale [42].

6. Nuove fasi e  proposte per una modalità di lavoro negli uffici giudiziari  al passo con i tempi

Da più parti è stato affermato che “l’attuale emergenza vada  trasformata in opportunità “.

E’ stato scritto [43] “il coronavirus ha cambiato radicalmente il contesto delle cose e i dati spiccioli. … All’improvviso, eccoci di fronte a una tabula rasa. Possiamo andare in qualsiasi direzione vorremo. Che incredibile libertà di scelta!”.

Scelte che, avuto riguardo al Ministero della Giustizia, andrebbero indirizzata ad un radicale mutamento dell’attuale  politica/gestione  dell’informatizzazione degli uffici superandone l’attuale appiattimento teso a garantire l’attività di una sola componente del mondo giustizia.

Il momento, se pur drammatico, ha però evidenziato, che si può parlare di lavoro agile negli uffici giudiziari.

Lavoro agile, in quote ridotte e in relazione alle effettive attività che possono essere gestite in remoto, previo il totale coinvolgimento del personale amministrativo nel processo di informatizzazione dell’attività giurisdizionale.

Informatizzazione  che va estesa, nell’accesso da remoto, a tutti i registri informatici o, per lo meno  alle parti dell’applicativo che comportino il seguito [deposito,pubblicazione,comunicazione] ai provvedimenti del magistrato, a garanzia di un servizio all’utenza di sempre maggiore celerità.

Questo comporta il superamento di inspiegabili problemi di sicurezza [44].

Problemi di sicurezza che ai più sembrano invece nascondere motivazioni di natura economica derivanti  dai costi dell’infrastruttura informatica se estesa agli amministrativi.[45]

Il momento, se pur nella sua drammaticità, ha, inoltre, evidenziato la necessità di porre mano a quelle , piccole e non complicate, riforme dei codici di rito, e non solo, che non incidono sulla giurisdizione, forse per questo non considerate, ma che permetterebbero, eliminando inutili e superati adempimenti, di rendere più agevole e spedito il lavoro delle cancellerie e segreterie giudiziarie.

Spingere, quindi, verso un definitivo adeguamento delle norme in materia di servizi di cancelleria alle nuove funzionalità telematiche.

Si è detto [46] che appare  “importante che il mondo della giustizia, che si sta cimentando con una sfida ed una urgenza ed una emergenza che sono sicuramente nuove se non altro per compressione temporale  perché di fatto moltissimo si è avuto in pochissimo tempo, è bene che si doti di lenti , di occhiali, per poter guardare il rapporto  tra la tecnologia e le persone  in un modo che  permetta meglio  di organizzare le cose , di coordinare le persone …”

Personalmente riteniamo che più che di lenti, di occhiali ai c.d. focus decisionali [47] e ai tanti tavoli tecnici occorrerebbero buone orecchie per ascoltare chi veramente conosce i problemi , per viverli quotidianamente, e quindi in grado di dare pratiche soluzioni.

Occorre  rimanere, il più possibile, ancorati alla realtà e alle effettive necessità evidenziate dagli uffici nel territorio , evitando di dare  seguito a riflessioni che,  per come pare di capire, porterebbero ad una effimera, nei risultati, pseudo riconversione industriale dell’organizzazione giudiziaria.

Si è “pontificata” la misura normativa [48] che ha, temporaneamente, disposto il pagamento telematico del contributo unificato e delle anticipazioni forfettarie dei privati all’Erario nel processo civile [49] in un periodo che, stante la sospensione dei termini, l’iscrizione delle cause non rientrava tra gli atti urgenti [50].

Mentre non si è posto rimedio al più volte prospettato problema della firma digitale delle copie, servizio [quello del rilascio copie] che , se pur previo appuntamento, è stato garantito, perché dovuto e sollecitato dall’utenza [51] , anche nel periodo di fase 1.

Ma cosa continuare ad utilizzare nell’ordinario [quando tale fase verrà raggiunta],  degli strumenti emergenziali a cui gli uffici giudiziari hanno fatto  ricorso?

Quali gli, ulteriori, strumenti da introdurre che l’attuale periodo ha evidenziato essere necessari per un servizio giustizia in linea con i tempi e le tecnologie a disposizione?

Sgombriamo subito il campo dall’equivoco che per l’udienza si possa parlare di lavoro agile, sia per la sua natura pubblica , art. 127 , comma 2, codice di  procedura civile e articolo 471 codice di procedura penale [ nel processo penale l’udienza è addirittura nulla se non pubblica] sia perché per tale attività [ = udienza]  si può parlare correttamente di partecipazione da remoto. [52]

Dare effettivo corso all’impegno di abilitare  il personale amministrativo ai registri;  per lo meno a quella parte degli applicativi che ne permetta il seguito all’attività del magistrato.

Nella fase 1 molti sono stati i provvedimenti emessi dai magistrati ai quali per l’impossibilità di accesso, a cui si è fatto ampio cenno,  non è seguito il depositato e la comunicazione [53].

La fase 1 ha evidenziato, per chi non abbia un quadro limitato di osservazione delle attività degli uffici giudiziari, come, e in che limiti , possa trovare definitivo ingresso il vero lavoro agile.

Come si necessitano di piccole ma importanti novità per un servizio giustizia di qualità.

Nello specifico: front office telematico per la ricezione richieste dell’utenza; pagamento telematico di contributo unificato, anticipazione forfettaria e diritti di copia e certificazione esteso anche alla modalità F24 [54]; utilizzo della firma digitale da parte dei funzionari addetti ai servizi in materia di rilascio, da remoto, di copie [ conformi e/o esecutive] e certificazioni; invio telematico, e da remoto, delle copie e certificazioni all’utenza; pubblicazione, comunicazione e notifica in via telematica, e da remoto, dei provvedi-menti giurisdizionali; attività contabili, da remoto, relative ai pagamenti delle spese di giustizia con applicativo SICOGE; Siamm- spese di giustizia ( annotazioni da remoto su registro mod. 1/A/SG, 2/A/SG e 3/SG per gli Uffici giudicanti, annotazioni registro mod. 2/A/SG e 3/SG per gli Uffici inquirenti, annotazioni da remoto su registro mod. 1/B/SG, 2/B/SG uffici NEP ); Siamm – autovetture (annotazioni da remoto); attività di formazione del personale su piattaforma e-learning giustizia; attività di formazione, riunioni, call conference da microsoft Teams o Skype; acquisizione, in sede centrale, dei dati statistici direttamente dagli applicativi in uso.

Quanto indicato ai precedenti punti deve andare di pari passo con piccole , ma indispensabili, modifiche normative  che  darebbero impulso ad una nuova modalità lavorativa più in linea con i tempi.

Modifiche tendenti al raggiungimento della, tanta, auspicata semplificazione dell’attività amministrativa ancora soggetta ad , inspiegabili, bizantinismi che rendono non facile il rapporto utente/pubblica amministrazione.

Ci si chiede infatti che senso abbia, ancora oggi, il disposto di cui all’articolo 475 del codice di procedura civile che attiene alla “spedizione in forma esecutiva”[55].

Il titolo è, infatti, esecutivo per legge : articolo 474 codice di procedura civile “sono titoli esecutivi: le sentenze,i provvedimenti e gli altri atti ai quali la legge attribuisce espressamente efficacia esecutiva; le scritture private autenticate,relativamente alle obbligazioni di somme di denaro in esse contenute, le cambiali, nonché gli altri titoli di credito ai quali la legge attribuisce espressamente la stessa efficacia; gli atti ricevuti da notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato dalla legge a riceverli..”

Anche alcune delle attività non giurisdizionali di competenza delle cancellerie potrebbero trovare una definitiva semplificazione sottraendole alla competenza degli uffici giudiziari..

In materia successoria la rinuncia all’eredità dovrebbe essere presentata direttamente all’Agenzia delle Entrate [56] che riscossa l’imposta dovuta provvederebbe alle comunicazioni, telematiche,  alla cancelleria competente per le annotazioni, ai sensi dell’articolo 52 disposizioni di attuazione del codice civile, nel registro successioni.

In materia di asseverazioni di perizie o traduzioni l’intera attuale  procedura sembra sottintendere alla logica del c.d. “ paradosso delle mascherine”[57].

Chi si presenta in una cancelleria per asseverare la traduzione di un documento redatto in lingua straniera o dalla lingua italiana in lingua straniera non solo non è tenuto a dimostrare di essere iscritto ad uno specifico Albo di traduttori, che per inciso non esiste, ma neanche è tenuto a dimostrare di conoscere la lingua in cui tradurre o da tradurre l’atto (!!!!).

Analogo discorso per le  asseverazioni di perizie in cui il tecnico non è tenuto a dimostrare competenze specifiche sul contenuto della perizia .

Quanto sopra potrebbe, in caso di uso, semplicemente formare oggetto di autocertificazione del privato con consequenziali assunzione di responsabilità penale.

Il ricorso all’autocertificazione del privato con consequenziali assunzione di responsabilità penale si potrebbe avere anche relativamente alla legalizzazione, le c.d. apostille .[58]

Vi, infine, sono altri settori di intervento come ad esempio quello relativo al servizio elettorale e al servizio esami per avvocati che dovrebbero essere sottratte alla competenza delle cancellerie giudiziarie per essere le prime gestite dalle Prefetture e le seconde dai relativi Consigli degli Ordini.

[1] “dal 12 maggio 2020 al 31 luglio 2012 è individuato un periodo, un arco temporale di graduale ripresa dell’attività degli uffici giudiziari” cfr= DOG.02/05/2020.0070896.U

[2] distinguiamo  le funzioni del personale uffici di cancelleria e segreterie giudiziarie in: a) GIURISDIZIONALI che sono quelle che svolgono una funzione integrativa della Giurisdizione  nei suoi tre aspetti della:  1) documentazione [funzioni analoghe a quelle del notaio e come questo conferisce all’atto la fede pubblica], 2) assistenza [partecipa alla formazione dell’atto] 3) autenticazione [rispetto agli atti del Giudice egli imprime  il sigillo della ufficialità e della legalità, che sottrae il   provvedimento alla disponibilità dello stesso giudice]; b) NON GIURISDIZIONALI O AMMINISTRATIVE quali: – tutela e recupero dei crediti dell’Erario derivanti dai procedimenti giurisdizionali -la partecipazione quale componente o segretario a commissioni    centrali o periferiche operanti in seno  all’amministrazione della giustizia, – l’espletamento di incarichi ispettivi,  la legalizzazione delle firme, – la vidimazione dei registri di cancelleria ,- gli atti notori ecc

[3] qualifiche e funzioni da ultimo decreto ministeriale 9 novembre 2017 ( rimodulazione dei profili professionali del personale non Dirigente dell’Amministrazione giudiziaria , nonché individuazione dei nuovi profili ai sensi dell’articolo 1, c. 2-octies, del decreto legge 30 giugno 2016, n. 117, convertito con modificazioni dalla legge 12 agosto 2016 n. 161)

[4] cfr= Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 10 aprile 2020

[5] cfr= articolo 83 decreto legge 17 marzo 2020 n. 18

[6] DOG.19/03/2020.0003780.ID

[7] articolo 87 decreto legge n. 18 del 17 marzo 2020 convertito con legge 24 aprile 2020 n. 24 , “fino  alla  cessazione  dello  stato   di   emergenza epidemiologica da COVID-2019, ovvero fino  ad  una  data  antecedente stabilita con decreto del Presidente del Consiglio  dei  Ministri  su proposta del Ministro per  la  pubblica  amministrazione,  il  lavoro agile e’ la modalità  ordinaria  di  svolgimento  della  prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni  di  cui  all’articolo  1,comma 2,  del  decreto  legislativo  30  marzo  2001,  n.  165”

[8] DOG.10/03/2020.0003347.ID

[9] cfr= circolare Ministero della Giustizia DOG.27/02/2020.0041068.U

[10] Lavoro agile, legge 7 agosto 2015, n. 124 (c.d.“Legge Madia”) già presente, in via sperimentale, in alcune amministrazioni pubbliche

[11] cfr =Professore Marco De Polo in PODCAST giustizia “ il riccio e la volpe” Webinar del 22 maggio 2020

[12] “durante le giornate di smart working la prestazione lavorativa potrà essere svolta dalla propria residenza o da altro domicilio , previo accordo con la direzione dell’ufficio o servizio di appartenenza”( cfr= DOG.04/03/2020.0046077.U)

[13] l’articolo 2, comma 1, lettera r) del DPCM 4 marzo 2020 “..ha disposto le modalità di lavoro agile…anche in assenza degli accordi individuali….“

[14] Dirigenza Amministrativa che ha fatto fronte alla situazione emergenziale, e non poteva essere diversamente;costretta a districarsi con normativa e a far fronte alle, quasi quotidiane, lamentele di magistrati e di una buona parte del personale. Dirigenza Amministrativa alla quale non sono mancati strumentali attacchi da parte di alcune sigle sindacali ma il cui livello qualitativo di approccio/risposta alla situazione in generale è stato messo in risalto dai vertici gestionali del Ministero della Giustizia .

[15] DOG.02/05/2020.0070897.U

[16] Circolari DOG. del 6 marzo prot. 47725.U, 2 aprile prot. 59001.U e 17 aprile prot. 647762.U

[17] note del Dipartimento Organizzazione Giudiziaria del 19 marzo e 15 aprile 2020

[18]al pacchetto formativo SPESE di GIUSTIZIA risultano, al 25 maggio 2020, 17.205 partecipanti ( fonte e-leaning.giustizia/user/index.php?id=96), al momento non sono disponibili i dati di quanti abbiano completato i corsi .

[19] in  LA MAGISTRATURA | Articolo Rivista del 24 luglio 2015

[20] alla totalità del personale di magistratura è garantita strumentazione informatica , supporto informatico, accesso ai registri informatici , fornitura  di software e sistemi operativi  gratuiti e  di ultimissima generazione

[21] segnaliamo però che “in un’ottica di politica di avvio tecnologico del lavoro da remoto anche per il personale amministrativo, la competente Direzione generale dei sistemi informativi e automatizzati sta procedendo all’acquisto di una certa consistenza di hardware e licenze necessarie (PC portatili, ulteriori smart card ecc.) per una platea di utilizzatori che sarà individuata e censita previo confronto con la Dirigenza degli uffici, sulla base di alcune priorità e progettualità che andranno certamente declinate.”cfr= DOG.19/03/2020.0003780.ID

[22] circolare Ministero della Giustizia DOG.09/03/2020.0008690.U

[23] e specificatamente il personale in servizio agli uffici di ragioneria , uffici del recupero crediti e del protocollo

[24] I programmi, che assicurano le funzionalità del PCT, esistenti nelle cancellerie degli uffici giudiziari per la gestione dei registi informatici per il contenzioso civile, volontaria giurisdizione, controversie di lavoro, esecuzioni, procedure concorsuali sono SICID (è l’acronimo di Sistema Informatico Contenzioso Civile Distrettuale e gestisce i registri del contenzioso civile, della volontaria giurisdizione e del contenzioso del lavoro ed è utilizzato nei tribunali e nelle corti di appello)  e SIECIC (è l’acronimo di Sistema Informatico Esecuzioni Civili Individuali e Concorsuali e gestisce i registri delle esecuzioni e delle procedure fallimentari ed è presente solo nei tribunali.

[25] Si parla di dotare alcune qualifiche del personale amministrativo della c.d. Consolle assistente per attività di assistenza al magistrato strumento che nessuna utilità in lavoro agile. Nell’Accordo del 2017, sull’Ufficio del processo, la consolle assistente è indicato come strumento fondamentale alla partecipazione all’Ufficio per il processo, ufficio del processo che nulla ha a che fare con il lavoro agile. ( vedi anche successiva nota 45)

[26] il decreto legge 8 marzo 2020 n. 11  aveva previsto un differimento urgente delle udienze ed una sospensione dei termini nei procedimenti civili e penali sino al 22 marzo , termine prorogato al 11 maggio 2020 .

[27] un ufficio giudiziario ha contato nel periodo di blocco e per una sola sezione civile l’emissione di 650 provvedimenti.

[28] “l’acquisto di strumentazione hardware dedicata al lavoro agile è peraltro uno dei prerequisiti per una differente modalità di accesso ai registri informatizzati nel rispetto delle politiche di sicurezza adottate dal Ministero della Giustizia.”DOG.02/05/2020.0070896.U

[29] DAG.10/03/2020.0050011.U

[30] cfr= Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 4 maggio 2020 n. 3, che fa riferimento al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 26 aprile 2020

[31] DOG.02/05/2020.0070896.U

[32] con il decreto-legge 30 aprile 2018, n. 28 è stato spostato al 31 luglio la data di cessazione del periodo di “emergenza sanitaria” durante il quale  possono esse prese misure eccezionali in tema di organizzazione del lavoro “ così come in tema di attività giudiziaria dal circuito territoriale di autogoverno dei Capi degli uffici giudiziari, mediante interlocuzioni istituzionali locali”

[33] cfr= DOG.02/05/2020.0070896.U

[34] DOG.02/05/2020.0070896.U

[35] il caos delle scarcerazioni facili ha trovato un seguito nell’ inspiegabile decreto legge 10 maggio 2020 n. 29 destinato, nelle sue cervellotiche disposizioni  di cui all’articolo 3 comma 1, ad appesantire le segreterie e cancellerie giudiziarie di inutile lavoro , creando in alcuni casi doppioni di attività (!!!!)

[36] articolo 33, comma 3, legge 5 febbraio 1992 n. 104

[37] articolo 24 decreto legge 17 marzo 2020

[38] circolare Ministero della Giustizia 19 marzo 2020 prot. 53881.U

[39] DOG.27/03/2020.0004154.ID

[40] non ci meraviglieremo se ora qualche organizzazione sindacale che hanno tra l’altro chiesto il buono pasto anche per il lavoro a casa chieda oun “risarcimento” a favore del lavoratore che non ha goduto pienamente delle ulteriori giornate

[41] l’Ufficio che ha “riaperto totalmente”  è privo del Dirigente amministrativo , prova dell’esigenza della copertura in tutti gli uffici delle qualifiche dirigenziali e di come poco sia sentito, e considerato, dai magistrati capi degli uffici il problema del personale amministrativo.

[42] l’ Ispettorato per la Funzione pubblica, nell’ambito dei propri compiti istituzionali cui compete il monitoraggio dell’applicazione del protocollo di accordo per la prevenzione e la sicurezza dei dipendenti pubblici in ordine all’emergenza sanitaria da Covid-19, venuto a conoscenza che sembrerebbe sia stata disposta la ripresa dell’attività lavorativa in presenza per il personale ..ha richiamato a quanto disposto dalla direttiva del Ministro della Funzione pubblica n . 3/2020 per cui nello scenario attuale, dunque, la disciplina normativa applicabile alle pubbliche amministrazioni  continua a rimanere quella contenuta nell’articolo 87 del decreto legge 17 marzo 2020 n 81…fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da Covid-19 , ovvero fino alla data antecedente stabilita con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione  il lavoro agile è la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni.. ( cfr= DFP-0033746-P-14/05/2020 e DFP-0033746-P-14/05/2020)

[43] cfr= Muhammad Yunus Premio Nobel per la pace 2006

[44] problemi evidenziati da non meglio individuati tavoli tecnici..sarebbe ora che ai tavoli tecnici partecipasse oltre che i c.d. tecnici anche chi conosce, perché le vive, le reali problematiche

[45] Ad esempio come scritto nella precedente nota 25  l’uso, come evento innovativo  da parte del cancelliere della consolle d’udienza non incide, neanche in minima parte sul  lavoro da remoto. La consolle in questione, presente da parecchio tempo negli applicativi ,consiste semplicemente in una modalità, condivisa con il magistrato, di redazione del verbale nella udienza.

[46] cit. Prof.ssa Daniela Piana in PODCAST giustizia “ il riccio e la volpe” Webinar del 22 maggio 2020

[47] governativi o ministeriali

[48] articolo 83 comma 11 DL 17 marzo 2020 n. 18

[49] i due balzelli che si pagano all’atto dell’iscrizione della causa a ruolo

[50] tra l’altro l’obbligo non prevede , praticamente, sanzioni per il mancato rispetto, tale modalità si applica inoltre solo agli uffici in cui è attivo il processo civile telematico, quindi ne rimangono fuori la quasi totalità degli Uffici del giudice di pace.

[51] fino allo sfinimento degli operatori giudiziari

[52] CSM e CNF hanno approvato due protocolli per le udienze da remoto: trattazione scritta “virtuale” per il periodo di emergenza da epidemia Covid-19 in due fasi individuate: dal 10 marzo al 15 aprile e dal 16 aprile al 30 giugno 2020

[53] Mentre gli uffici in generale continuavano e continuano ad essere investiti da solleciti di statistica, informazioni di comitati per la trasparenza, addirittura di nomine, dei dirigenti, quali  commissari ad acta  come se il mondo non fosse investito da una pandemia. Troppe volte si è sentito, da parte degli avvocati (offesi per essere stati allontanati, se pur temporaneamente, dalle sacra aule dei palazzi di giustizia), anche in questo periodo emergenziale lamentare che: il giudice ha emesso il provvedimento è la cancelleria che non lo pubblica, dimenticando che il poco personale presente nei presidi doveva garantire le urgenze e invece si vedevano costretto a difendersi dalle lamentele delle utenze e richiesta da parte dei magistrati di pubblicazione di questo o quel provvedimento e di fornitura dei dati statistici necessari per i loro rapporti di valutazione di professionalità  .

[54] attualmente le modalità di pagamento telematico sono per il civile nell’applicativo SICID e per il penale attraverso la piattaforma pagoPa

[55] La spedizione in forma esecutiva è costituta  dall’attestazione del cancelliere o del notaio di rilasciare, a richiesta di parte, copia munita di formula esecutiva, differenziandosi così dalla successiva apposizione della formula ( Cass. 99/9297) ai sensi dell’articolo 475 codice procedura civile “le sentenze e gli altri provvedimenti dell’autorità giudiziaria e gli atti ricevuti da notaio o da altro pubblico ufficiale, per valere come titolo per l’esecuzione forzata, debbono essere muniti della formula esecutiva, salvo che la legge disponga altrimenti…. la spedizione in forma esecutiva consiste nell’intestazione “Repubblica italiana – In nome della legge” e nell’apposizione da parte del cancelliere o notaio o altro pubblico ufficiale, sull’originale o sulla copia, della seguente formula: “Comandiamo a tutti gli ufficiali giudiziari che ne siano richiesti e a chiunque spetti, di mettere a esecuzione il presente titolo, al pubblico ministero di darvi assistenza, e a tutti gli ufficiali della forza pubblica di concorrervi, quando ne siano legalmente richiesti”.

[56] attualmente per la rinuncia è resa nelle formalità di cui all’articolo 519 del codice civile con l’interessato tenuto a recarsi o nella cancelleria o dal notaio e successivamente all’agenzia delle entrate

[57] in piena emergenza necessitano mascherine, ci sono ma sono ferme , per motivi burocratici, alle dogane e nel caso di produzione delle stesse in sede locale abbiamo imprese pronte a produrle ma la produzione è nei fatti impedita da una eccesiva e illogica burocrazia.

[58] Annotazioni che attestano l’autenticità di un documento e la qualità legale dell’autorità che lo ha rilasciato. Sono richieste per i documenti formati nello Stato, nello specifico atti giudiziari e notarili rilasciati da funzionari giudiziari e notai, da far valere all’estero e attengono, per quanto di competenza alla Procura della Repubblica presso il Tribunale Ordinario