I cambiamenti organizzativi nella Pubblica Amministrazione. Lavoro agile per il futuro della PA

Il lavoro agile è una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa” (L. 22 maggio 2017, n. 81). Tale disposizione si applica anche nei rapporti di pubblico impiego, effetto della Direttiva n. 3/2017 in materia di lavoro agile e della Riforma del Pubblico Impiego (L. n. 124/2015).

Qual è stata la causa scatenante del cambiamento?

Le cause scatenanti il cambiamento organizzativo nella Pubblica Amministrazione in generale, nonché nella PA in cui lavoro sono da attribuirsi all’inatteso avvento e alla progressiva diffusione su tutto il territorio nazionale della pandemia da Covid-19. Infatti, all’indomani dello scoppio dell’epidemia da Covid-19, il cambiamento organizzativo è apparso del tutto necessario, nonostante risulti nella maggior parte dei casi di difficile attuazione in una qualunque realtà organizzativa, inclusa la Pubblica Amministrazione, rendendo indispensabile fare leva sulle tecnologie informatiche e telematiche per ricercare nuovi equilibri e maggiore autonomia. Il lavoro agile viene, dunque, introdotto nelle Pubbliche Amministrazioni per promuovere interventi di miglioramento organizzativo e manageriale, per favorire l’erogazione dei servizi a vantaggio dei cittadini e per sostenere una PA più efficiente, moderna e organizzata, abbattendo i costi generali e aumentando la produttività e la motivazione del personale. Con la cessazione dello stato di emergenza, l’art. 1 del DPCM 23 settembre 2021 ha ripristinato dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle Pubbliche Amministrazioni, ossia il lavoro in presenza, obbligando comunque gli istituti pubblici ad assicurare il rispetto delle misure sanitarie di contenimento del rischio di contagio da Covid-19. Pertanto, a partire dal 15 ottobre 2021 è cessata la possibilità per le Pubbliche Amministrazioni di ricorrere allo Smart Working “emergenziale”, e si è tornati al regime previgente all’epidemia pandemica, disciplinato dall’art. 18 della Legge 22 maggio 2017, n. 81, consentendo alle PA interessate di attivare lo Smart Working tramite la sottoscrizione di un accordo individuale.

Quali sono le variabili organizzative interessate dal cambiamento (struttura, procedure, ruoli, ecc.)?

Le variabili organizzative interessate da tale cambiamento sono state molteplici, tutte in forma rilevante e specifica:

– Struttura: adeguamento dei locali e distanziamento tra le postazioni di lavoro per evitare contagi tra il personale dei diversi uffici e servizi;

– Procedure: fornitura di adeguata dotazione informatica e telematica necessaria per consentire la prosecuzione del lavoro in modalità lavoro agile; processi di attivazione di nuove piattaforme telematiche, programmi e software applicativi per gestire il lavoro e tracciare presenza e continuità nell’esercizio dell’attività lavorativa; aggiornamento continuo dei suddetti applicativi; continua assistenza informatica e telematica in caso di problemi tecnici di qualsiasi natura;

– Ruoli: divisione di ruoli e responsabilità nell’iter di approvazione dell’accordo individuale di lavoro agile. In seguito al superamento del regime semplificato emergenziale, in alcune PP.AA. si è reso dapprima necessario il duplice consenso sia del Capo Struttura (Dirigente del servizio) sia del Capo del Dipartimento (organo di vertice apicale di nomina politica); oggi, invece, in un’ottica di semplificazione amministrativa, è sufficiente il solo assenso del Capo Struttura, evitando eccessive lungaggini, duplicazioni di visti e innumerevoli passaggi tra uffici.

La nuova procedura di rinnovo dell’accordo di lavoro agile e gli attori coinvolti.

Secondo il DM 8 ottobre 2021, l’accordo individuale ex articolo 18, l. 22 maggio 2017 n. 81, deve definire: 1) gli obiettivi della prestazione; 2) le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore, nonché le fasce di contattabilità; 3) le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima; 4) la durata dell’accordo; 5) le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, con specifica indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede e di quelle da svolgere a distanza; 6) le modalità di recesso; 7) le ipotesi di giustificato motivo di recesso; 8) i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro; 9) le modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro.

Come è stato gestito il processo di cambiamento?

Il progetto di lavoro agile nelle PP.AA. prevede la sperimentazione di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa, al fine di rendere possibile la conciliazione tra vita familiare e professionale delle donne e degli uomini, garantendo al tempo stesso un’equa suddivisione dei compiti di assistenza e cura familiare. Le attività del progetto prevedono:

– analisi delle esperienze più significative in tema di lavoro agile realizzate, a livello pubblico e privato, sia in ambito nazionale che internazionale;

– individuazione di percorsi operativi di lavoro flessibile e realizzazione di progetti pilota per la sperimentazione nella PA di forme agili di organizzazione del lavoro nello spazio e nel tempo;

– la definizione di manuali e documenti;

– attivazione di una rete a supporto dell’azione di sistema e attività di informazione e comunicazione.

Come si introduce il lavoro agile nell’organizzazione?

Il percorso di implementazione del lavoro agile è costituito da quattro macro-fasi che sostengono la sperimentazione dalla fase iniziale di analisi delle condizioni di partenza, alla progettazione degli interventi da adottare e alla predisposizione degli atti formali necessari, fino alla fase di sensibilizzazione culturale, mediante percorsi informativi e formativi. La definizione, sin dall’inizio, di un piano di monitoraggio è indispensabile per valutare l’andamento del progetto e la sua efficacia.

Quali sono stati gli attori coinvolti?

Il Dipartimento per le Pari Opportunità della Presidenza del Consiglio dei Ministri è beneficiario, sulla base della Convenzione sottoscritta con il Dipartimento della funzione pubblica, del progetto “Lavoro agile per il futuro della PA – Pratiche innovative per la conciliazione vita-lavoro”. Il progetto promuove un’azione di sistema rivolta all’intero territorio nazionale e indirizzata alle PA centrali, regionali e locali.

Il progetto prevede anche l’attivazione di una rete stabile di attori significativi a supporto dell’azione di sistema. Le PA coinvolte nel progetto dispongono di una piattaforma interattiva che consente loro di fruire autonomamente della documentazione prodotta e di dialogare con il Dipartimento per le Pari Opportunità e con le altre PA.

Che atteggiamento hanno assunto rispetto al cambiamento?

I cambiamenti organizzativi sono avvenuti in una realtà dove inizialmente è stato difficile interiorizzare con attenzione tutto ciò che stava e doveva essere cambiato, sia per il sopraggiungere repentino e continuativo di nuove direttive dettate dalla normativa emergenziale, sia per le mutevoli condizioni politiche, economiche e sociali determinate dalla progressiva diffusione dell’epidemia.

Nonostante in un primo momento tutti gli attori coinvolti abbiano mostrato qualche incertezza, se non addirittura un atteggiamento di sfiducia nei confronti del cambiamento, il progetto di lavoro agile si è dimostrato e ancora oggi dimostra di essere in grado di sviluppare e diffondere nelle PA un modello culturale di organizzazione del lavoro più funzionale, flessibile e capace di rispondere agli indirizzi di policy e alle esigenze di innalzamento della qualità dei servizi, incidendo positivamente anche sulla conciliazione dei tempi di vita e di lavoro e sul benessere organizzativo.

Quali sono stati gli effetti del cambiamento?

Il cambiamento nella PA prodotto dall’adozione di percorsi di lavoro agile ha prodotto diversi benefici per le Amministrazioni:

– riduzione dei tassi di assenza dal lavoro;

– aumento della produttività individuale e del livello di benessere organizzativo complessivo;

– riduzione dei costi di gestione;

– diffusione del senso di appartenenza e coinvolgimento dei singoli rispetto alla mission istituzionale;

– riorganizzazione degli spazi e ammodernamento della dotazione informatica;

– benefici in termini di impatto ambientale, riduzione delle emissioni e dei consumi energetici;

– miglioramento della qualità della vita personale e della qualità delle prestazioni lavorative, con risparmio di tempo per gli spostamenti nel tragitto casa-lavoro e maggior tempo da dedicare alla famiglia, alle proprie attività personali e di relazione, al servizio della comunità.

Cosa c’è stato di negativo?

– Riorganizzazione di spazi e uffici, con difficoltà di sistemazione delle postazioni di lavoro per tutti i dipendenti;

– Orari differenziati con riduzione del numero di presenze in contemporanea sul luogo di lavoro, scaglionamenti entrata/uscita e rimodulazione degli spazi di lavoro;

– Eccessiva dipendenza dalla tecnologia;

– Dispendio di risorse economiche per garantire a tutto il personale la fornitura delle apparecchiature informatiche e telematiche e il loro continuo aggiornamento, nonché dispendio di ulteriori risorse economiche per garantire assistenza tecnica e licenze d’uso dei software utilizzati;

– Difficoltà di coordinamento e di lavoro di gruppo, specialmente per il personale poco propenso all’uso delle tecnologie;

– Difficoltà di adattare il lavoro agile alle prestazioni lavorative non “smartabili”.

– Veloce cambiamento organizzativo che l’emergenza ha richiesto.

Conclusioni

La crescente attenzione al rispetto dei principi di efficacia, efficienza, economicità, equità ha indotto le Pubbliche Amministrazioni a ricercare nuovi modelli organizzativi, soprattutto all’indomani dello scoppio della pandemia da Covid-19.

L’innovazione passa sempre attraverso un cambiamento prima di tutto culturale. Per realizzarlo il progetto “Lavoro agile per il futuro della PA” ha fatto leva su un’intensa attività di formazione, sensibilizzazione e comunicazione destinata ai pubblici dipendenti e alla cittadinanza nel suo complesso. Sono state dedicate numerose giornate al lavoro agile per far sperimentare, in alcune città, la possibilità di lavorare in luoghi diversi dall’abituale luogo di lavoro e con orari flessibili, e misurarne i benefici per le organizzazioni, le lavoratrici, i lavoratori e l’intera collettività. In conclusione, l’introduzione di forme di lavoro agile può rendere le Pubbliche Amministrazioni più efficienti, moderne e in grado di garantire un migliore servizio ai cittadini.