I documenti informatici: nuovi linguaggi e processo civile

La disciplina del CAD e del Codice civile, l’efficacia probatoria e le modalità di disconoscimento.

di Michele Di Salvo

È imminente la possibilità di allegare nel processo telematico documenti informatici anche nei formati Video: MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi) e Suono: MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif).

È bene quindi considerare la definizione giuridica di documento, per altro a supporto ed integrazione di quanto previsto in tema di accesso agli atti nella legge 241/90.

Ai sensi dell’art. 22 della legge 241/90 è considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.

Coerentemente e in forma sempre più estesa deve intendersi per documento: qualunque oggetto materiale e immateriale idoneo a rappresentare o dare conoscenza di un fatto; con l’ulteriore distinzione che, nel processo, la rappresentazione può essere immediata o realizzarsi anche in termini mediati, quale prova del fatto.

Un documento può rappresentare la stipulazione di un contratto ed è la prova immediata del fatto storico perché contiene lo scambio di consensi in ordine ad un certo oggetto. La quietanza non è la prova immediata dell’avvenuto pagamento ma attesta semplicemente che una parte ha dichiarato di aver ricevuto una certa somma da un terzo, definibile come una prova di un’altra prova che ha per oggetto il fatto avvenuto, cioè il pagamento.

Un video può rappresentare un incidente stradale e nel processo può essere introdotto anche un filmato di un soggetto che si limita a raccontare come è accaduto il sinistro. Può essere la registrazione di un colloquio di valutazione per un’istanza di accesso a finanziamenti pubblici, che se alla base del documento di valutazione non è più elemento di supporto interno ma parte del documento finale.

Con l’ulteriore conseguenza che, nella rappresentazione non immediata, diviene indispensabile la verifica sul soggetto che ha reso la dichiarazione, del destinatario così come del contesto in cui ciò è avvenuto.

La fonte primaria di riferimento per il documento informatico è il Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD, D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni. Tra le definizioni di cui all’art. 1, la lett.p) è dedicata al documento informatico quale rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

L’intento principale del CAD è di regolamentare i diritti di cittadinanza digitale e di riconoscere le tecnologie dell’informazione e della comunicazione come prioritario strumento per la promozione nei rapporti tra cittadini, imprese e Pubbliche Amministrazioni.

Nel CAD, la Sezione I del capo II, articoli da 20 a 23 quater è dedicata al documento informatico e, dalla sua impostazione, è evidente l’intento di non discostarsi dal collaudato sistema del codice civile e di quello di rito, come comprovato dalla scelta di disciplinare la validità e l’efficacia probatoria dei documenti informatici, nel medesimo sistema codicistico di cui agli artt. 2702 e ss c.c.

In tema di efficacia probatoria delle riproduzioni informatiche ex art. 2712 c.c., il disconoscimento idoneo a farne perdere la qualità di prova, degradandole a presunzioni semplici, deve essere non solo tempestivo, soggiacendo a precise preclusioni processuali, ma anche chiaro, circostanziato ed esplicito, dovendosi concretizzare nell’allegazione di elementi attestanti la non corrispondenza tra realtà fattuale e realtà riprodotta (Cass. Ord. 12794/2021 richiamata da C.App. Napoli 2023).

Nel termine riproduzioni informatiche sono ricomprese un elevato numero di strumenti di uso quotidiano: ad esempio un messaggio whatsapp, sia esso scritto o audio, una registrazione di un video o di un audio, un qualsivoglia file esistente su internet e così via. Se esse e con esse si rappresenta o sono fonte di conoscenza di un fatto del nostro agire, entrano nel processo così come la tradizionale stampa di una fotografia o di un documento cartaceo.

La prima parte dell’art.20.1–bis CAD precisa, inoltre, che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore.

L’espresso richiamo all’efficacia di cui all’art.2702 c.c. sottopone il documento informatico sottoscritto (nelle dette modalità che garantiscono la sicurezza, l’integrità e immodificabilità in maniera manifesta ed inequivoca) alle regole delle scritture soggette a verifica di cui si schematizzano le maggiori caratteristiche.

L’art.21 co.2 bis CAD contiene anche una precisa disciplina delle scritture private informatiche con espresso rinvio all’art.1350 c.c.: “Salvo il caso di sottoscrizione autenticata, le scritture private di cui all’articolo 1350.1, numeri da 1 a 12, c.c., se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all’art. 1350.1, numero 13, c.c. redatti su documento informatico o formati attraverso procedimenti informatici sono sottoscritti, a pena di nullità, con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale”.

Per entrambe le ipotesi e cioè il mero documento informatico e quello rappresentante una scrittura privata sottoscritta con sicura imputabilità ad un autore è possibile evidenziare due aspetti comuni concernenti la rilevanza e il grado efficacia probatoria: a) il comportamento processuale delle parti tra acquiescenza e disconoscimento; b) le connesse e necessarie capacità tecnico valutative del giudicante e dei difensori.

Il disconoscimento del documento informatico, inteso nel suo ampio genus, si attua in modo chiaro, circostanziato ed esplicito denunciando necessariamente violazioni relative alla sua sicurezza, integrità e immodificabilità, con onore di allegazione di elementi attestanti la non corrispondenza della realtà digitalmente rappresentata e la verità (il termine sicurezza si riferisce a quella informatica e cioè alla protezione dei sistemi informatici, l’integrità del documento è la verifica su eventuali modifiche correlata al concetto di immodificabilità nel tempo).

Su tali considerazioni, è possibile domandarsi quali siano gli strumenti necessari per delegittimare il documento informatico o degradarne la sua efficacia probatoria.

In primo luogo, è indispensabile la completa consultabilità del documento in tutte le sue caratteristiche tecniche, tenuto soprattutto conto che i formati consentiti per le allegazioni sono molteplici. Effettuata la consultazione, le verifica su eventuali violazioni informatiche non possono prescindere da approfondite conoscenze tecniche e gli avvocati necessariamente le devono o dovranno conoscere o averne contezza a mezzo di consulenti. Nella fase decisionale anche i magistrati a loro volta sono o saranno chiamati a conoscere tali peculiari aspetti. Ricorre la necessaria consapevolezza che le tecnologie per intervenire e modificare le fotografie, i video e gli audio sono sempre più sofisticate e diffuse soprattutto a mezzo dell’intelligenza artificiale mentre gli strumenti per le opportune verifiche sono meno reperibili e conosciuti e non sempre collaudati.

Nella consapevolezza che gli scenari che separano la realtà ed i mondi virtuali continueranno ad ampliarsi, l’auspicio è che nelle tutele dei diritti si riesca con tenacia e dedizione a smascherare ogni abuso informatico illecitamente architettato.

Note

1. Le Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, co. 1 del DM 21 febbraio 2011 n. 44, concernente le regole tecniche per l’adozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie, disciplinano, all’art. 13, il Fascicolo informatico nei seguenti termini: 1. Il fascicolo informatico raccoglie i documenti (atti, allegati, ricevute di posta elettronica certificata) da chiunque formati, nonché le copie informatiche dei documenti; raccoglie altresì le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo. 2. Il sistema di gestione del fascicolo informatico, realizzato secondo quanto previsto all’articolo 41 del CAD, è la parte del sistema documentale del Ministero della giustizia che si occupa di archiviare e reperire tutti i documenti informatici, prodotti sia all’interno che all’esterno; fornisce pertanto ai sistemi fruitori (sistemi di gestione dei registri di cancelleria, gestore dei servizi telematici e strumenti a disposizione dei magistrati) tutti i metodi – esposti attraverso appositi web service – necessari per il recupero, l’archiviazione e la conservazione dei documenti informatici, secondo la normativa in vigore; l’accesso al sistema di gestione documentale avviene soltanto per il tramite dei sistemi fruitori, che gestiscono le logiche di profilazione e autorizzazione. 3. Le operazioni di accesso al fascicolo informatico sono registrate in un apposito file di log che contiene le seguenti informazioni: a) il codice fiscale del soggetto che ha effettuato l’accesso; b) il riferimento al documento prelevato o consultato (codice identificativo del documento nell’ambito del sistema documentale); c) la data e l’ora dell’accesso. 4. Il suddetto file di log è sottoposto a procedura di conservazione, sempre nell’ambito del sistema documentale, per cinque anni.

Il successivo CAPO III è dedicato alla TRASMISSIONE distinguendo quella degli ATTI – art.14 (Formato dell’atto del procedimento in forma di documento informatico) 1. L’atto del procedimento civile o penale in forma di documento informatico, da depositare telematicamente nell’ufficio giudiziario, deve rispettare i seguenti requisiti: a) è in formato PDF o PDF/A; b) è privo di elementi attivi; c) è ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini; d) è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna secondo la struttura riportata ai commi seguenti; e) è privo di protezione di password; f) nel procedimento civile è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata. 2. La struttura del documento firmato è PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CAdES-BES; il certificato di firma è inserito nella busta crittografica; è fatto divieto di inserire nella busta crittografica le informazioni di revoca riguardanti il certificato del firmatario. La modalità di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo “firme multiple indipendenti” o parallele, e prevede che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica; nel caso del formato CAdES il file generato si presenta con un’unica estensione p7m. Il meccanismo qui descritto è valido sia per l’apposizione di una firma singola che per l’apposizione di firme multiple. 3. Le applicazioni di generazione della firma digitale o qualificata per la sottoscrizione dei documenti informatici devono utilizzare la funzione di hash di cui all’art 4, comma 2, del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013. Al quale segue l’art.15 per la TRASMISSIONE dei DOCUMENTI INFORMATICI (Formato dei documenti informatici allegati).

2. Art.25 CAD “Firma autenticata” secondo il quale: Si ha per riconosciuta, ai sensi dell’articolo 2703 c.c., la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma ((elettronica)) avanzata autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’autenticazione della firma elettronica, anche mediante l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell’eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l’ordinamento giuridico. 3. L’apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale ha l’efficacia di cui all’articolo 24, comma 2. 4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata dell’originale, secondo le disposizioni dell’articolo 23.