La decertificazione amministrativa: dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà

La Legge 12 novembre 2011, n. 183, c.d. Legge di stabilità 2012, ha introdotto, all’art. 15, comma 1, importanti modifiche al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Dette modifiche, entrate in vigore dal 1° gennaio 2012, intervengono precipuamente sugli istituti delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà, già contemplati dagli artt. 46 e 47 del citato D.P.R..

Nell’ambito di un disegno complessivo di “decertificazione”, ispirato ai principi di semplificazione amministrativa, il succitato provvedimento legislativo impedisce alle amministrazioni, nell’ipotesi in cui non procedano alla cosiddetta “acquisizione d’ufficio” delle informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000 (1), di richiedere e/o di accettare dai privati cittadini certificazioni e/o atti di notorietà attestanti stati, fatti e qualità personali degli stessi, in quanto tali documenti, nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione ed i gestori di pubblici servizi “sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o da[e]ll’atto di notorietà” (cfr. Direttiva del Ministro della pubblica amministrazione e della semplificazione n. 14 del 22 dicembre 2011).

La materia è stata ampiamente approfondita dalla Direttiva appena citata, cui espressamente rimanda la circolare n. 33 del 23 dicembre 2011 del Ministero dell’Interno – Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali, nonché dalla circolare I.N.P.S. n. 47 del 27 marzo 2012 cui, come è noto, è confluito ex lege il soppresso I.N.P.D.A.P.

Nello specifico, i punti salienti della normativa in oggetto possono così sintetizzarsi:

• «Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47».

• «Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”».

• Il rilascio di certificati che siano privi di tale dicitura costituisce violazione dei doveri d’ufficio a carico del responsabile addetto all’ufficio dell’Autorità certificante, per espressa previsione della lett. c-bis del comma 2 dell’art. 74 del D.P.R. 445/2000, introdotta dal citato art. 15 della Legge 183/2011.

• Parimenti, costituiscono violazione dei doveri d’ufficio, ex art. 74, comma 2, del D.P.R. 445/2000 come novellato dalla Legge 183/2011, come tale potenzialmente sanzionabile in sede disciplinare:

«a) la richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorietà;

b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento (2);

c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita.

c-bis) il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto all’articolo 40, comma 02», ossia privi dell’anzidetta dicitura introdotta dalla legge in oggetto.

Peraltro, il pubblico ufficiale o il funzionario dell’ufficio pubblico che non ammette l’autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, nonostante vi siano tutti i presupposti per accoglierla, potrebbe incorrere nelle sanzioni previste dall’art. 328 del Codice Penale, che contempla i reati di rifiuto e di omissione di atti d’ufficio.

Per maggiore contezza, si fornisce una elencazione di ciò che, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. 445/2000, è possibile autocertificare:

1. data e il luogo di nascita;

2. residenza;

3. cittadinanza;

4. godimento dei diritti civili e politici;

5. stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

6. stato di famiglia;

7. esistenza in vita;

8. nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;

9. iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

10. appartenenza a ordini professionali;

11. titolo di studio, esami sostenuti;

12. qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

13. situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

14. assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;

15. possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;

16. stato di disoccupazione;

17. qualità di pensionato e categoria di pensione;

18. qualità di studente;

19. qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

20. iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

21. tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

22. di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;

23. di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

24. qualità di vivenza a carico;

25. tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;

26. di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Non possono, di contro, essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore, e quindi non si possono autocertificare (3) (art. 49 D.P.R.):

• i certificati medici,

• i certificati sanitari,

• i certificati veterinari,

• i certificati di origine,

• i certificati di conformità CE,

• i certificati di marchi o brevetti.

Possono invece essere oggetto di “dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà” nei rapporti tra cittadino e P.A, ai sensi dell’art. 47 D.P.R. 445/2000, tutti gli stati, fatti e qualità personali non autocertificabili (ossia non ricompresi nell’elencazione di cui al citato art. 46) che siano a diretta conoscenza dell’interessato, ovvero relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, salvo le eccezioni espressamente previste dalla legge.

La suddetta dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, nonché la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio, sono conformi all’originale; tale dichiarazione può essere apposta in calce alla copia stessa, oltre che con atto separato (artt. 19 e 19-bis D.P.R.).

A differenza delle dichiarazioni sostitutive di certificazione, che non abbisognano di alcuna autenticazione della sottoscrizione del dichiarante da parte del soggetto ricevente né della copia fotostatica di un documento di identità o di riconoscimento del sottoscrittore, le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre esclusivamente agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi devono invece essere necessariamente sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente pubblico addetto all’Ufficio competente a ricevere la documentazione, ovvero, in alternativa, devono essere sottoscritte e presentate – anche per il tramite di terze persone – unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità o di riconoscimento del sottoscrittore in corso di validità (4). Quest’ultima è inserita nel fascicolo afferente alla pratica da evadere (art. 38 D.P.R.).

A tale proposito, appare opportuno richiamare l’attenzione sul fatto che i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi.

Pertanto, è fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all’atto della presentazione dell’istanza sia richiesta l’esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito. E’ fatta comunque salva la facoltà, in capo all’Amministrazione, di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità e l’autenticità dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento (art. 45, comma 1, D.P.R.).

Appare utile altresì evidenziare come l’allegazione di un documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità (5) non sia ostativa all’accoglimento dell’istanza del dipendente, qualora lo stesso dichiari in calce alla fotocopia del documento, ai sensi dell’art. 45, comma 3, del D.P.R. 445/2000, che i dati contenuti in quest’ultimo non hanno subito variazioni dalla data del suo rilascio.

Di contro, ex art. 21, comma 2, D.P.R., se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è rivolta ad un soggetto privato, oppure al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici erogati dalla pubblica amministrazione o dai gestori di pubblici servizi, l’autenticazione della firma è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio.

Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità o di riconoscimento possono essere inviate anche tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza (es. P.E.C.), e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale (artt. 38 e 43, comma 6, D.P.R. e art. 45, comma 1, D.Lgs. 17 marzo 2005, n. 82–Codice dell’Amministrazione Digitale).

Va altresì specificato come le dichiarazioni sostitutive abbiano la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 48 D.P.R. Cfr. anche art. 41 D.P.R.).

Per inciso, si evidenzia che le dichiarazioni sostitutive di certificazione e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà sono esenti da imposta di bollo in tutti i casi in cui l’atto sostituito sia esente da quest’ultima, in base alle leggi vigenti (art. 37 D.P.R.). Tuttavia, se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è destinata ad utilizzo tra soggetti privati (e dunque ne va autenticata ex lege la sottoscrizione), la stessa sarà soggetta all’imposta di bollo, tranne che nei casi di esenzione previsti dalla tabella B del D.P.R. 642 /1972, dall’art. 7 della L. 405/1990 nonché in tutti gli altri casi previsti dalla normativa vigente.

Disposizioni comuni alle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 summenzionati sono rappresentate dalla necessità di inserire il richiamo alle sanzioni penali previste dall’art. 76 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate unitamente all’informativa di cui all’art. 13 del D. Lgs. 196/2003 (già art. 10 Legge 675/1996) sul trattamento dei dati personali, nonché dall’opportunità di rappresentare la consapevolezza che, qualora emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (art. 75 D.P.R.).

Conseguentemente, qualora risulti necessario controllare (ordinariamente a campione, e comunque in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi) la veridicità delle dichiarazioni nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o accertabili da parte della pubblica amministrazione, l’Amministrazione procedente provvede nelle forme e con le modalità di cui agli artt. 43, 71 e 72 del D.P.R. 445/2000. A tale proposito, va particolarmente attenzionato l’onere ex lege, rimesso al responsabile del procedimento che riceve dette dichiarazioni sostitutive, mutuato dall’art. 6 della Legge 7 agosto 1990, n. 241 sul procedimento amministrativo in base al quale questi “valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione di provvedimento”.

Difatti, dal combinato disposto degli artt. 71 e 6 summenzionati si ricava che, qualora le dichiarazioni in parola presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità. Quest’ultimo è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione acciocché l’istanza possa essere correttamente istruita ed esitata; in mancanza il procedimento non ha seguito e viene dunque archiviato.

Note:

1. “Nonché [di] tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti” (art. 43, comma 1, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come novellato dall’art. 15, comma 1, lett. c) della Legge 12 novembre 2011, n. 183).

2. Vedi infra.

3. Tuttavia è facoltà di produrre validamente, in luogo dell’originale, copia fotostatica c.d. “autentica” dell’atto o del documento, ossia ottenuta con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele dello stesso. “L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale e stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio. Se la copia dell’atto o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio” (art. 18, D.P.R. 445/2000).

4. Ai sensi del combinato disposto dell’art. 35, comma 2, del D.P.R. 445/2000, dell’art. 292 del R.D. 635/1940 e dell’art. 2 del D.P.R. 28 luglio 1967, n. 851, sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di guida (sia quella cartacea tradizionale, rilasciata dalla Prefettura – U.T.G., che quella plastificata prevista dal D.M. 7.10.1999, rilasciata dalla Motorizzazione Civile o dall’U.C.O. – Ufficio Centrale Operativo del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti; cfr. Ministero dell’Interno, nota prot. n. M/2413/8 del 14.03.2000), la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d’armi, il passaporto per l’estero, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’Amministrazione dello Stato. Le leggi 6 agosto 2008, n. 133, art. 31 e 4 aprile 2012, n. 35, art. 7, comma 3, hanno elevato la durata, rispettivamente, delle carte di identità e delle tessere di riconoscimento rilasciate dalle amministrazioni dello Stato da cinque a dieci anni.

5. Ai sensi dell’art. 7, comma 1, della Legge 4 aprile 2012, n. 35, i documenti di identità o di riconoscimento rilasciati o rinnovati dal 10 febbraio 2012 (ad esclusione di quelli prorogati: cfr. circolare Ministero dell’Interno n. 2 del 10.02.2012), scadono nel giorno del compleanno del titolare, successivo al termine di validità che sarebbe altrimenti previsto per il documento medesimo.