Le funzioni del personale di cancelleria e il processo civile telematico

Negli ultimi mesi, in occasione dell’espletamento del concorso a 800 posti come assistente giudiziario indetto dal Ministero della Giustizia, si è ampiamente discusso delle attività espletate dal personale amministrativo e giudiziario all’interno delle cancellerie dei tribunali italiani. Conoscere più approfonditamente il ruolo e le funzioni svolte da tali soggetti risulta particolarmente importante, soprattutto alla luce delle novità introdotte dal processo civile telematico (PCT).

Preliminarmente, occorre fare un breve cenno alle tre figure professionali cui sono demandate alcune delle funzioni di cancelleria più importanti: l’assistente giudiziario, il cancelliere e l’ufficiale giudiziario.

L’assistente giudiziario è collocato nella seconda area funzionale ed è definito come il lavoratore che, mediante i necessari strumenti informatici, svolge attività di collaborazione in compiti di natura giudiziaria, amministrativa, contabile o tecnica. In particolare, egli cura l’aggiornamento e la corretta conservazione di atti e fascicoli.

Anche il cancelliere è collocato nella seconda area funzionale, tuttavia, egli svolge compiti di collaborazione qualificata al magistrato, assistendolo nell’attività di udienza e provvedendo alla redazione e sottoscrizione dei verbali.

Infine, l’ufficiale giudiziario è adibito all’attività di notificazione degli atti e dei provvedimenti giurisdizionali nonché di esecuzione degli stessi.

Come già accennato in premessa, tali figure sono tenute ad un continuo aggiornamento professionale, al fine di garantire una maggiore celerità delle procedure giudiziarie e degli adempimenti ad esse connessi, mediante l’innovazione apportata dai programmi informatici elaborati dal Ministero.

Le novità maggiori interessano le comunicazioni e notificazioni cui sono tenuti il personale di cancelleria e dell’UNEP (Ufficio notificazioni esecuzioni e protesti) e i depositi telematici da parte dei difensori.

Infatti, a partire dal 15 febbraio 2016, nei procedimenti civili, le comunicazioni e le notificazioni possono farsi esclusivamente per via telematica all’indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni. Se la parte sta in giudizio personalmente e il suo indirizzo pec non risulta da pubblici elenchi, potrà indicare l’indirizzo di posta elettronica certificata al quale vuole ricevere le comunicazioni e notificazioni relative al procedimento.

Con la legge 22 febbraio 2010 n. 24, recante interventi urgenti in materia di funzionalità del sistema giudiziario, è stato introdotto nel Codice di Procedura Civile l’art. 149-bis, rubricato “Notificazione a mezzo posta elettronica certificata“, alla quale si può far ricorso quando non sia espressamente vietato dalla legge.

In questo caso, l’ufficiale giudiziario trasmette copia informatica dell’atto, sottoscritta con firma digitale, all’indirizzo pec del destinatario. La relata di notifica viene redatta dall’ufficiale giudiziario su documento informatico separato, anch’esso sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce. La relata di notifica dovrà contenere le stesse informazioni che vanno annotate su una relata di notifica “classica”, con la differenza che il luogo della consegna sarà sostituito dall’indirizzo di posta elettronica certificata.

Per quanto attiene, invece, al deposito degli atti e dei documenti da parte dei difensori, a partire dal 30 giugno 2014, nei procedimenti civili, contenziosi e di volontaria giurisdizione, è previsto che anch’esso debba avvenire esclusivamente per via telematica. Tale obbligo non riguarda solo gli avvocati, ma anche altri professionisti che si trovano ad operare nel corso del procedimento, come periti o consulenti tecnici.

Da quanto detto, ne consegue la necessità di reperire personale amministrativo e giudiziario altamente qualificato, per venire incontro alle esigenze di una giustizia da troppi anni in affanno e per rimodernare l’intero sistema giudiziario nel pieno rispetto dei principi costituzionali di economicità, efficienza e buon andamento della pubblica amministrazione.