Lo scambio di note scritte tra procuratori in tempo di covid-19 ed il richiamo alla deontologia

L’udienza civile, in tempi di Covid-19, si concretizza nella formula di trattazione scritta ai sensi e per gli effetti dell’art. 2, comma 2, lettera h) decreto-legge 8 marzo 2020, n. 11. [1]

Il decreto ha la finalità – in conformità con le varie disposizioni adottate d’urgenza – di contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19, evitando il sovraffollamento nelle aule di udienza dei Tribunali e quindi situazioni di pericolo causate da assembramenti.

Dal combinato disposto dell’art. 23 del D.L. n. 137/2020 con l’art. 221 del D.L. n. 34/2020, è fatta salva la possibilità, fino alla cessazione dell’emergenza, di ulteriori disposizioni specificamente dettate per il processo civile.

Nello specifico, l’art. 83 lett. h D.L. n. 18/2020 [2] prevede che “…Per assicurare le finalità di cui al comma 6, i capi degli uffici giudiziari possono adottare le seguenti misure: … h) lo svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni, e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice.”

Nel concreto: avviene uno scambio di note scritte, verosimilmente il verbale, tra i procuratori, (che in tempi normali sarebbe stato redatto dal procuratore stesso durante l’udienza), contenenti le sole istanze e conclusioni, redatte secondo il principio di chiarezza e sinteticità. Dopodiché, è prevista l’adozione, fuori udienza, del provvedimento da parte del Giudice.

Lo stesso Giudice, pertanto, tramite provvedimento, previa comunicazione in cancelleria, e trasmesso in un secondo momento ai procuratori, dovrà scandire i termini entro i quali effettuare i vari depositi, le modalità e la possibilità agli stessi di poter chiedere di tenere la causa con trattazione orale entro giorni cinque dalla data dell’udienza.

Trattazione scritta per le udienze dinanzi al giudice di pace

Nelle cause dinanzi al Giudice di Pace avviene il suddetto scambio cartolare, tramite posta certificata (P.e.c.) e successivamente alla cancelleria del Giudice (rispetto al quale si è introitato il processo), allegando non solo la nota di trattazione redatta per l’udienza ma anche la prova dello scambio che è avvenuta con il procuratore della controparte.

Tale scambio avviene nei termini e nelle modalità previste dal Giudice tramite provvedimento.

Usualmente, si tratta di giorni dieci prima dell’udienza e giorni cinque (prima dell’udienza) per eventuali repliche alle note, c.d. “note di replica”.

Lo scambio via p.e.c. si giustifica dall’assenza di un processo telematico per le cause innanzi al Giudice di Pace.

Trattazione scritta per le udienze dinanzi al Tribunale e/o alla Corte d’Appello

Per le cause innanzi al Tribunale o alla Corte d’Appello, il tutto avviene tramite deposito obbligatorio sul PCT (Processo civile telematico), ivi comprese le iscrizioni a ruolo o ogni atto o documento di cui si vuole offrire ai fini del processo.

Il deposito, nello specifico, della nota scritta da denominarsi “Note di trattazione scritta” avviene con il previo avviso tramite p.e.c. del detto deposito al procuratore della controparte costituito; in un momento successivo all’avviso, il procuratore dovrà depositare sul PCT la nota scritta e la prova dello scambio tra procuratori, inserendola come allegato generico.

L’iter è il seguente: il Giudice dispone che l’udienza venga svolta secondo le modalità previste dal citato art. 83, comma 7, lett. h, con provvedimento telematico da comunicarsi a mezzo p.e.c., all’interno del quale sono assegnati i termini, fatta salva la possibilità per il giudice di assegnare un termine diverso, così distribuiti:

– un termine sino a 10 giorni prima dell’udienza per effettuare il deposito telematico delle note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni;

– un termine sino a 5 giorni prima dell’udienza per il deposito telematico di note scritte contenenti eventuali deduzioni di replica alle istanze e conclusioni depositate dalle controparti.

Successivamente al detto deposito e alle eventuali note di replica (se consentite e/o necessarie), il Giudice, dopo aver accertato il regolare deposito dei procuratori, adotta un provvedimento che verrà comunicato dalla cancelleria, il giorno dell’udienza o i giorni a seguire.

In buona sostanza, il giorno dell’udienza il Giudice verifica la rituale comunicazione a cura della cancelleria del provvedimento; da quella data decorrono i termini di legge per l’assunzione dei provvedimenti istruttori, ovvero di quelli decisori.

Analisi sul punto deontologico del modus operandi del procuratore

È bene sul punto precisare.

Al riguardo, l’art. 46 comma 5 del codice deontologico prevede che “L’avvocato, nell’interesse della parte assistita e nel rispetto della legge, collabora con i difensori delle altre parti, anche scambiando informazioni, atti e documenti.”

Molto spesso, quanto previsto dalla norma, non avviene durante lo scambio di note di trattazione.

Ciò che invece si verifica è la scorrettezza deontologica del procuratore, il quale effettua il deposito senza preventivamente comunicare alla controparte il deposito effettuato circa le note di trattazione dell’udienza.

Dando uno sguardo al testo dell’art. 83 comma 7, lett. h), si leggeva l’asserzione “mediante lo scambio e il deposito”, il che ha fatto supporre che il legislatore esigesse oltre al deposito nella cancelleria telematica (ed in ciò si fa espresso riferimento al testo previsto dall’art. 170 c.p.c., il quale ritiene “comunicazione” della memoria a controparte) anche il gesto concreto dello scambio.

Di fatti, in numerose linee guida fornite dai Tribunali o dai protocolli veniva imposto ai difensori a chiare lettere lo scambio delle note via P.e.c..

Di frequente, è previsto che “le parti, contestualmente al deposito telematico, si impegnano a provvedere allo scambio con gli altri procuratori costituiti delle note, mediante trasmissione con posta certificata”.

Nell’ottica di un sovraccarico delle cancellerie telematiche, risulterebbe, ad ogni buon conto, accortezza prudenziale per supplire al suddetto problema, nei confronti del personale che lavora da casa, in modalità “smart working”. In taluni protocolli, si domandava anche che gli avvocati fornissero la prova dello scambio al Tribunale.

Ma cosa accade nel caso di mancato scambio di tali note tra i procuratori?

Non vi sono specifiche disposizioni che disciplinano la fattispecie.

Certo è che non vi siano specifici poteri attribuibili al giudice nel verificare lo scambio effettivo tra gli stessi e consequenzialmente la possibilità di irrogare sanzioni se esso manchi.

Ed in effetti, il deposito telematico dovrebbe consentire a controparte di conoscere le difese avversarie.

È fortissimo, pertanto, il richiamo ai doveri di colleganza in tali situazioni, che impongono un loro scambio, per due ragioni sostanziali:

– in primis, nell’interesse delle cancellerie, per alleggerire e rendere semplice il carico impressionante di lavoro previsto;

– in secundis, nell’interesse del cliente, in modo da garantirgli, in tali circostanze, un giusto processo senza irragionevoli ritardi.

Nel delineare quelli che dovrebbero essere i doveri di colleganza, è bene porre l’accento sul rapporto controverso tra i sistemi informatici, imposti dallo stato emergenziale che ci attanaglia, e gli avvocati di età avanzata.

In tale ipotesi, a mio avviso occorre adoperare una clemenza ed un rispetto verso coloro che sono ignari dell’uso delle nuove tecnologie previste, nonostante sia la stessa deontologia forense ad imporre, ai sensi dell’art. 15, una costante preparazione professionale ed un dovere di aggiornamento.

Non si può negare come la nuova tecnologia sia oggi strumento principale per poter far fronte ai vari adempimenti, ma non ci si può aspettare che gli avvocati anziani, padri e fondatori del diritto, riescano a comprendere a pieno le modalità d’uso.

[1] DECRETO-LEGGE 8 marzo 2020, n. 11 – Misure straordinarie ed urgenti per contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenere gli effetti negativi sullo svolgimento dell’attività giudiziaria. (GU Serie Generale n.60 del 08-03-2020) con entrata in vigore del provvedimento: 08/03/2020

[2] ART. 83 (Nuove misure urgenti per contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenerne gli effetti in materia di giustizia civile, penale, tributaria e militare)