Lo studio legale deve avere un campanello?

Partendo dalla premessa che le tecnologie non possono sostituirsi all’avvocato, non si può pensare che la sua professione e la sua creatività, in quanto uomo, possano essere sostituite da macchine create da lui stesso, si vuole però dare un accenno a questa evoluzione digitale già adottata in alcuni studi italiani.

L’applicazione delle nuove tecnologie è stato un problema rinviabile per molti avvocati, la pandemia le ha portate sotto i riflettori.

La tematica da affrontare in questo breve articolo è la dematerializzazione dello studio legale.

Lo studio di un avvocato si presenta come uno studio di un qualsiasi professionista, composto da una sala d’attesa, una sala riunioni e la stanza dell’avvocato con la sua scrivania, la sua libreria e la sua stampante.

La dematerializzazione vorrebbe trasformare tutte le pratiche in file, che saranno inseriti nelle cartelle dei pc o meglio in icloud per la condivisione con l’intero studio fino ad arrivare a dematerializzare completamente uno spazio fisico utilizzando delle work stations.

Le work stations, sono delle vere e proprie postazioni di lavoro composte da computer, stampanti, tablet, smartphone di ultima generazione, affittabili in ogni momento e per un tempo deciso dall’avvocato. Locali perfettamente attrezzati che possono essere affittati il tempo che si vuole, inoltre può essere deciso lo spazio in mq2 per la capienza delle persone: un giorno si può avere bisogno di una sala riunioni per tre persone, un altro giorno per 20 persone, l’avvocato non dovrà far altro che aprire l’app, che si occupa del servizio, e decidere il tipo di spazio da prenotare. Il professionista potrebbe decidere di lavorare da casa e ricevere le persone negli spazi di co-working.

Svincolare l’avvocato dallo studio ubicato in “via Roma”, e poter avere la possibilità di prenotare una determinata location, ben strutturata con apparecchi multimediali e digitali di ultima generazione, poterla prenotare quando si ha necessità, determinando i giorni, i mesi, anche solamente le ore, potrebbe essere una chiave anche per aprire le porte dei giovani avvocati, sui quali i costi di uno studio legale, sia che si tratti di affittare una stanza o uno studio, sono impegnativi per i primi anni.

La recente sentenza del Consiglio di Stato n. 653/2021, la quale non ha ad oggetto la digitalizzazione dello studio legale, è divenuta una decisione molto importante, non soltanto per gli aspetti pratici di immediata evidenza, ma anche per le argomentazioni giuridiche svolte dal Consiglio di Stato, in particolare c’è stata in essa un’affermazione “futuristica”: l’avvocato non è obbligato a disporre di uno studio, “l’apertura di uno studio come comunemente inteso rientra nella libera scelta del professionista[1]”, il Consiglio di Stato ricorda “né la legge professionale 31 dicembre 2012 n. 247, in particolare l’art. 7 di essa, relativo al “domicilio”, né il codice deontologico forense obbligano l’avvocato, per esercitare la sua professione, ad avere la disponibilità̀ di un ufficio a ciò̀ dedicato[2]”.

“L’art. 7 della L. n. 247/2017 prevede solo che egli abbia un “domicilio”, ovvero in termini semplici un recapito ove essere reperibile e ricevere gli atti, ma non vieta che esso, al limite, coincida con la propria abitazione[3][4]”.

Un ulteriore vantaggio della work station è consentire di avere più collaboratori e, tra l’altro, su tutto il territorio nazionale.

Infine, attraverso l’immagazzinamento delle pratiche all’interno dei computer comporterà un lavoro più ecosostenibile, non più le “scartoffie”, non più l’utilizzo di carta, ma schermi di tablet o pc, un risparmio non solo economico, ma una scelta green per il rispetto dell’ambiente.

Immaginate uno studio legale dematerializzato in questa era pandemica, avendo le pratiche contemporaneamente nei due supporti cartaceo e digitale possono permettere di poter lavorare in pieno lockdown dalla propria dimora collegandosi tramite drive, avendo in questo modo “lo studio sotto mano” o meglio “sotto mouse”.

L’ulteriore aspetto della dematerializzazione è l’esternalizzazione del servizio legale, significa rendere reperibili attraverso lo stesso studio o attraverso una società ad hoc ulteriori servizi.

La società ad hoc potrà rendere reperibili servizi di supporto, reperendoli sul mercato a prezzi competitivi, un esempio sono le classiche banche dati. Oggi una banca dati normalmente condivisa da più avvocati all’interno di uno studio, potrà attraverso questa società esterna essere condivisa con più avvocati riuniti nell’ambito di un network: il professionista legale dovrà soltanto occuparsi della propria attività professionale e il suo studio legale avrà la possibilità di far parte di un network professionale.

La società ad hoc potrà rendere reperibili servizi come consulenza giuridica, economica, finanziaria o anche materiali, ad esempio la work station tecnologicamente avanzata, ut supra.

L’avvocato può decidere di non voler avere una struttura interna composta da avvocati o da praticanti, ma affidarsi ad un team qualificato ed avere una pareristica su un tema specifico in 24/48h oppure vorrà cogliere la più rilevante giurisprudenza su un determinato argomento in una tempistica da record. Un esempio è il servizio offerto da “Alexsei”, è un’intelligenza artificiale americana creata per rispondere a domande legali, producendo la risposta in un tempo di 24 ore, partendo dall’analisi dei dati giurisprudenziali[5].

Altri servizi di cui potrebbe fruire l’avvocato sono i corsi di formazione per istruirsi e aggiornarsi sul funzionamento dello studio legale digitale, sia l’utilizzo dei software gestionali, nonché di ogni altro servizio riguardo i moduli di aggiornamento prescelti.

Ulteriore servizio attivabile è un controllo di gestione, il “marketing” dello studio legale, questo permetterebbe di pianificare e controllare tutta l’attività economica dello studio, potendo quindi gestire quando pianificare un investimento e, in particolare verificare le entrate e le uscite dello studio, il suo guadagno generale fino a poter controllare la redditività delle singole pratiche, permettendo in tal modo di far compiere all’avvocato spese più consapevoli.

Inoltre, la piattaforma costituita dalla società ad hoc consentirà non solo all’utente-avvocato, ma anche all’utente-cliente mediante una dashboard di cliccare per macro-aeree di servizi, scegliere il servizio fornito dalla società, ed oltre questo accedere alla propria cartella personale attraverso “user” e “password”, nella quale potrà trovare i provvedimenti del Tribunale che lo riguardano e addirittura scambiare i documenti immediatamente con l’avvocato.

I vantaggi della dematerializzazione sono diversi: l’abbattimento dei costi operativi, garantendo all’avvocato di avere maggior margine di guadagno; la disponibilità di differenti spazi attraverso le work station; offrire un servizio di eccellenza, basato sulla qualità e celerità.

[1] Sent. Consiglio di Stato n. 653/2021, punto 13, pubblicata il 21/01/2021

[2] ibidem

[3] ibidem

[4] Questione su tale pronuncia è stata mossa con riguardo al D.M. 47/2016, “il Reg. per l’accertamento dell’esercizio della professione forense che stabilisce quali siano gli elementi essenziali per la qualifica di esercente la professione legale, ivi si parla uso di locali e almeno un’utenza telefonica destinati allo svolgimento dell’attività professionale”, si rimanda all’articolo “L’avvocato può esercitare anche senza studio. Niente obbligo di rimozione barriere architettoniche”, 26.01.2021, in Professionegiustizia.it, alla pagina

<www.professionegiustizia.it/documenti/notizia/2021/avvocato-studio-barriere-architettoniche>.

[5] V. sito <wwww.alexsei.com>

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