Modalità di svolgimento delle assemblee, informazioni finanziarie, prospetti e revisione contabile: le indicazioni operative di CONSOB

Sommario: 1. Svolgimento delle assemblee delle società con azioni quotate – 1.1 Il voto e la partecipazione in assemblea – 1.2 Informativa e trasparenza – 1.3 Il rappresentante comune degli azionisti e la sollecitazione di deleghe – 2. Richiamo di attenzione sull’informativa finanziaria

1. Svolgimento delle assemblee delle società con azioni quotate

Con la Comunicazione n. 3/2020 del 10 aprile 2020 e con il Richiamo di attenzione n. 6/20 del 9 aprile 2020, la Consob ha provveduto a fornire indicazioni operative in materia di svolgimento delle prossime assemblee ordinarie e straordinarie, in tema di informazioni finanziarie da rendere nei documenti di rendicontazione periodica e nei prospetti, nonché sulle ultime novità riguardanti la revisione contabile.

I due provvedimenti possono essere analizzati congiuntamente avendo essi come sostrato comune l’obiettivo prioritario di conciliare il contrasto alla diffusione dell’epidemia da Covid-19 con le esigenze delle dinamiche di impresa delle società quotate.

La Comunicazione n. 3/2020 si rivolge a tutti gli emittenti con azioni quotate come definiti dall’art. 119 del d.lgs n. 58/98 (“TUF”) invitando loro ad assumere iniziative volte all’attuazione di almeno uno degli strumenti di partecipazione e voto a distanza contemplati dall’art. 106 del recente Decreto Cura Italia.

Se è vero infatti che le limitazioni imposte dalle misure di tutela della salute pubbliche non hanno intaccato il diritto dei soci a prendere parte e votare in assemblea, nondimeno l’utilizzo di strumenti di partecipazione e voto a distanza necessita l’adozione di appropriati accorgimenti operativi. L’attenzione sollevata dalla Consob concerne principalmente le regole previste dall’art. 127 del TUF in materia di voto per corrispondenza o espresso in via elettronica, quelle contenute all’art. 135-undecies in tema di rappresentante comune ed infine numerosi corollari e norme di attuazione così come espressi nel Regolamento Consob n. 11791 del 14 maggio 1999 (“Regolamento Emittenti”). Le disposizioni che a questo proposito vengono in rilievo interessano: l’espressione del voto per corrispondenza (Art. 140 e ss. del Regolamento Emittenti), il ricorso ad uno o più forme di partecipazione in assemblea mediante mezzi elettronici (Art. 143-bis del Regolamento Emittenti), l’espressione del voto prima dell’assemblea con l’ausilio di strumenti elettronici (Art. 143-ter del Regolamento Emittenti) ed infine il ricorso al rappresentante designato ai sensi dell’art. 135-undecies del TUF (Art. 134 del Regolamento Emittenti).

1.1 Il voto e la partecipazione in assemblea

Il punto principale posto in risalto dalla Comunicazione Consob riguarda l’importanza della riservatezza del voto, che tale deve rimanere sino al momento dell’inizio dello scrutino in assemblea, a nulla importando che esso non sia stato espresso di persona dall’azionista ma con uno dei mezzi anzi richiamati.

La custodia e la riservatezza delle schede di voto e delle dichiarazioni di revoca in caso di voto espresso per corrispondenza e la protezione dei dati espressi mediante mezzi elettronici prima dello svolgimento dell’assemblea ricade sul Presidente e sui membri dell’organo di controllo e sugli eventuali dipendenti o ausiliari. In presenza di un rappresentante designato dalla società ai sensi dell’art. 135-undecies TUF la responsabilità della riservatezza delle dichiarazioni di voto ricevute rientra tra i doveri di quest’ultimo il quale deve sottostare ad un obbligo di riservatezza derogabile solo in favore di suoi collaboratori o dipendenti.

Il richiamo all’importanza dell’identificazione dei legittimati al voto in assemblea altro non vuole essere che un monito per le società a predisporre adeguati strumenti dai quali derivi l’univocità tra il votante e l’avente diritto, inderogabile anche in caso di voto per corrispondenza o di partecipazione all’assemblea mediante mezzi elettronici.

1.2 Informativa e trasparenza

La massiccia partecipazione in assemblea esclusivamente per il tramite del rappresentante ex art. 135-undecies TUF solleva la necessità di rendere conoscibili agli azionisti tutte le proposte di deliberazione su ciascun punto all’ordine del giorno mediante pubblicazione sul sito internet della società, permettendo ai soci di esercitare in tal modo un diritto di voto cosciente ed informato. Un ruolo essenziale giocano allora le relazioni illustrative degli amministratori ex art. 125-ter. Queste relazioni, in un periodo di svolgimento a distanza delle assemblee come quello attuale, dovrebbero contenere nel modo più analitico possibile le proposte degli amministratori su ciascuno dei punti all’ordine del giorno. Questa previsione stride però con la prassi che prevede la presentazione direttamente in assemblea di alcune deliberazioni supportate dalla maggioranza senza l’accompagnamento di una relazione (i.e. si pensi alla nomina del Presidente del Cda da parte dell’assemblea nei casi previsti dallo statuto oppure all’elezione del Presidente del Collegio sindacale nel sistema tradizionale e del Presidente del Comitato per il controllo sulla gestione nel sistema monistico); in tali circostanze, allora, l’invito rivolto dalla Consob agli azionisti di maggioranza è di astenersi dal presentare deliberazioni in assemblea, trasmettendole con congruo anticipo alla società, ad esempio nei termini previsti per la presentazione delle liste oppure entro quelli richiamati dall’art. 126-bis TUF per l’integrazione dell’ordine del giorno. Con particolare riferimento alle assemblee che prevedono il rinnovo degli organi sociali, la raccomandazione della Consob è quella di indicare sempre in anticipo al momento di presentazione della lista il candidato alla presidenza del Cda ove tale scelta sia rimessa all’assemblea e di specificare altresì il soggetto designato a ricoprire la carica di Presidente dell’organo di controllo nel caso in cui lo statuto non lo individui con un qualche automatismo.

La stessa sorte di pubblicità interessa anche le proposte individuali di delibera presentate ai sensi dell’art. 126-bis, comma 1, TUF. Non risulta possibile presentare proposte individuali di delibera direttamente in assemblea servendosi del rappresentante nominato dalla società ai sensi dell’art. 135-undecies TUF, ben si può però far pervenire le suddette proposte alla società entro i termini previsti nell’avviso di convocazione in modo che esse possano in un tempo congruo essere pubblicizzate e votate per delega dagli azionisti.

1.3 Il rappresentante comune degli azionisti e la sollecitazione di deleghe

La Comunicazione Consob n. 3/2020 prevede inoltre riguardo la possibilità di porre domande prima dell’assemblea ai sensi dell’art. 127-ter TUF delle espresse raccomandazioni nel caso in cui, come sempre più spesso accade, le società dovessero prevedere l’esercizio del voto esclusivamente tramite il rappresentante nominato dalla società o per corrispondenza. In tali circostanze il richiamo della Consob è volto a consentire l’esercizio del voto in modo consapevole ed informato da parte dei soggetti legittimati, anche in ottemperanza ai precetti espressi dalla Direttiva 2007/36/CE in tema di esercizio di diritti degli azionisti di società quotate. Avuto riguardo poi del fatto che la mancanza della possibilità di prendere parte all’adunanza assembleare rende impossibile per qualsiasi azionista fruire delle risposte alle domande date in assemblea, una delle possibili opzioni per contemperare l’esigenza delle società di avere a disposizione un tempo adeguato per rispondere alle domande e quella degli azionisti di conoscere le risposte prima della scadenza del termine per conferire o revocare la delega al rappresentante nominato ex art. 135-undecies TUF è quella di ridurre, anche di poco, il tempo previsto per la società per rispondere (quantificato in almeno due giorni prima dell’assemblea dall’art. 127-ter, comma 1-bis, TUF) in modo da lasciare un adeguato margine all’azionista prima della scadenza del termine per rilasciare o revocare la delega al rappresentante comune nominato dalla società.

Le raccomandazioni finali della Consob si concentrano sulla sollecitazione di deleghe ai sensi dell’artt. 136 e ss. del TUF. Anche ove le società prevedano infatti l’intervento in assemblea esclusivamente tramite il rappresentante designato, il modulo di delega relativo alla sollecitazione dovrà essere trasmesso al promotore e non direttamente al rappresentante. Per l’espressione del voto in assemblea le deleghe dovranno essere conferite dal promotore al rappresentante designato dalla società a titolo di sub-delega ai sensi dell’art. 135-novies del TUF, non trovando applicazione in tali circostanze la possibilità per il rappresentante di esercitare il voto in modo difforme dietro espressa autorizzazione del soggetto sollecitato, anche nel caso in cui si verifichino accadimenti di rilievo, non conoscibili al momento del rilascio della delega, tali da non poter essere comunicati al soggetto sollecitato e che lascino presupporre che, ove questi li avesse conosciuti, avrebbe dato la sua approvazione.

Da ultimo poi, mettendo anche in conto le difficoltà in cui gli intermediari possano incorrere nella trasmissione agli emittenti delle comunicazioni necessarie all’intervento in assemblea, la Consob sottolinea, come tra l’altro già sancito dall’art. 83-sexies TUF, che resta ferma la possibilità di prendere parte e votare in assemblea anche ove le comunicazioni non siano pervenute nel termine di cui all’art. 83-sexies, comma quarto, TUF, purché esse siano giunte comunque entro l’inizio dei lavori assembleari.

2. Richiamo di attenzione sull’informativa finanziaria

Con il Richiamo all’attenzione n. 6/20 del 9 aprile 2020 la Consob, anche in ottemperanza ai public statements pubblicati dall’ESMA nel marzo 2020, ha voluto formulare delle raccomandazioni sull’informativa che le società quotate sono tenute a rilasciare tenendo in particolare conto gli impatti economici, finanziari e patrimoniali determinati dall’emergenza COVID-19 sulla situazione contabile al 31 dicembre 2019.

La valutazione dell’entità e della natura di tali impatti è rimessa ai componenti degli organi di amministrazione e controllo e ad i dirigenti preposti. L’inquadramento dell’emergenza epidemiologica nelle fattispecie enucleate dai principi contabili internazionali porta la Consob a ritenere che essendosi questa determinata per la maggior parte delle società dopo la chiusura dell’esercizio, in conformità allo IAS 10, gli effetti dell’epidemia non dovrebbero comportare la rettifica di quanto rilevato nel bilancio chiusosi al 31 dicembre del 2019. I principi contabili internazionali richiedono infatti soltanto di riportare nelle rendicontazioni contabili un’informativa riguardo l’evento correlata da una stima degli effetti futuri delle passività e delle attività determinate dall’evento medesimo. L’impatto maggiormente significativo di un’emergenza come quella creatasi con l’imperversare del coronavirus deve essere stimato però sulla continuità aziendale. Così, ai sensi del principio IAS 1, paragrafo 26 e del principio IAS 10, paragrafi 15 e 16, il presupposto della continuità aziendale deve essere valutato dagli amministratori sulla base di tutte le previsioni disponibili sul futuro (quantificato in un arco di tempo pari ad almeno dodici mesi dalla chiusura dell’esercizio) e disponibili al momento dell’approvazione del bilancio.

Il richiamo all’attenzione della Consob riguarda anche la valutazione delle attività (cosiddetto impairment test) che ai sensi dello IAS 36, paragrafo 33 dovrà basarsi anche sulla migliore stima delle condizioni economiche future. Non meno importanza avrà poi il dettaglio di informazioni da fornire riguardo i flussi di cassa e lo svolgimento delle analisi di sensitività sulla base degli effetti della pandemia sulle stime già effettuate.

Grande importanza in un contesto di emergenza come quello attuale è rivestita allora dalla relazione sulla gestione che, come ricordato da Consob, dovrà contenere informazioni relative all’impatto economico-finanziario e patrimoniale venutosi a creare con l’emergenza sull’emittente, nonché il dettaglio delle misure adottate per limitare e fronteggiare i rischi connessi, il tutto accompagnato da un’analisi quantitativa e qualitativa degli effetti sulla gestione della società.

Fermi rimasti gli obblighi previsti dalla direttiva MAR (e dalle Linee Guida Consob per la gestione delle informazioni privilegiate pubblicate nell’ottobre 2017), la scelta se fornire o meno dati aggiornati rispetto a quelli già comunicati per l’approvazione del bilancio 2019 è rimessa alle società, pur essendo queste tenute ad un adeguato livello di informativa avente ad oggetto gli effetti dell’epidemia sull’andamento degli affari.

Come chiarito nel Richiamo all’attenzione n. 6/20, gli impatti dell’emergenza da COVID-19 dovranno espressamente essere enucleati anche nei prospetti di offerta pubblica o di ammissione alle negoziazioni di strumenti finanziari e nei supplementi connessi. I rischi oggetto di disclosure troveranno rappresentazione in particolare nella sezione “Fattori di Rischio”. L’aggiornamento dovrà anche riguardare i piani aziendali, le previsioni o stime di utili se precedentemente comunicati al mercato e dovrà essere informato a ragionevolezza, precisione e specificità, criteri cui deve tendere l’intero prospetto informativo. In caso di offerta al pubblico di acquisto o scambio gli impatti conoscibili della pandemia da coronavirus dovranno poi essere espressi anche nel documento di offerta e nel comunicato dell’emittente.

Infine, la Consob sottolinea l’importanza di un raccordo tra organi di controllo ed organi amministrativi, auspicando un incremento dei flussi informativi anche a vantaggio dei revisori dei conti e delle società di revisione.